Qu'est-ce qu'une transaction commerciale ? Définition et exemples

Gérer une entreprise prospère implique de prêter attention à ce qui se passe en coulisses.

Chaque fois que vous réalisez une vente, achetez du stock ou payez les salaires de vos employés, une transaction commerciale est effectuée. Pour prendre les meilleures décisions possibles et avoir une vision claire de la trésorerie de votre entreprise, vous devez comprendre le fonctionnement de ces transactions.

Dans cet article, vous découvrirez ce que sont les transactions commerciales et comment elles sont enregistrées dans les comptes de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'une transaction commerciale ?

Une transaction commerciale est un événement économique entre deux parties ou plus qui implique l'échange de biens, de services ou d'argent. Pour documenter et gérer efficacement les transactions commerciales, tenez des registres précis, utilisez un logiciel de facturation et assurez-vous que tous les accords sont clairement détaillés pour éviter les litiges.

Les principales caractéristiques des transactions commerciales incluent :

L'acheteur et le vendeur doivent s'entendre sur les conditions de l'échange

L'acheteur fait une offre pour les biens ou services, et le vendeur accepte l'offre. Par exemple, lorsque vous achetez une voiture, vous proposez 10 000 € pour l'achat d'une Honda Civic chez un concessionnaire, et celui-ci accepte votre offre. Cependant, l'ordre de l'offre et de l'acceptation peut également être inversé.

Pensez aux achats au supermarché. Le commerçant propose de vous vendre un sac de riz pour 1,99 € et vous acceptez de l'acheter en passant à la caisse. Ces deux situations sont considérées comme des transactions commerciales.

REMARQUE : Contrairement aux exemples ci-dessus, l'échange de biens ou de services ne doit pas nécessairement avoir lieu immédiatement.

Supposons que votre entreprise accepte des précommandes pour un nouveau produit que vous lancerez dans quelques mois. Un client accepte d'en acheter un et vous paie maintenant, même si vous ne livrerez le produit que plus tard. Il s'agit d'une transaction commerciale.

L'acheteur doit offrir quelque chose de valeur au vendeur

Il s'agit souvent d'argent liquide. Mais il peut également s'agir de biens ou de services, ce que l'on appelle une transaction de troc. Un exemple de transaction de troc est lorsque vous offrez une carte-cadeau de votre boutique e-commerce à votre comptable pour la préparation de votre déclaration fiscale annuelle.

L'essentiel est que chaque partie offre quelque chose de valeur.

Examinons en détail un exemple hypothétique d'e-commerce. Supposons que votre boutique en ligne vende des téléphones Samsung. Vous faites une offre à un grossiste pour acheter 100 téléphones Samsung Galaxy S24 à 300 € chacun.

S'agit-il d'une transaction commerciale ?

Pas encore, car le grossiste n'a pas accepté votre offre. Le grossiste rejette votre prix de 300 € par pièce et propose 325 €. Vous estimez que c'est toujours une offre raisonnable et acceptez d'acheter 100 téléphones à 325 € chacun.

Nous avons désormais une transaction commerciale. Le grossiste a fait une offre et vous l'avez acceptée. Vous avez tous deux offert quelque chose de valeur (pour le grossiste, ce sont des téléphones et pour vous, c'est de l'argent).

Comme nous l'avons mentionné précédemment, une fois qu'une transaction commerciale se produit, elle doit être enregistrée dans les registres financiers de l'entreprise, en fonction du type de transaction commerciale.

Types de transactions commerciales

Les transactions commerciales sont enregistrées selon leur type et leur catégorie. Il existe quatre types principaux :

1. Transactions de vente
2. Transactions d'achat
3. Transactions de paiement
4. Transactions d'encaissement

1. Transactions de vente

Toutes les entreprises ont pour objectif de vendre des biens ou des services. Une transaction de vente se produit lorsque votre entreprise vend quelque chose à un acheteur. Ce quelque chose peut être un article physique, un bien immatériel (comme un logiciel) ou un service.

Comme nous l'avons vu, ces échanges peuvent se faire contre :

• De l'argent immédiatement (transactions au comptant)
• De l'argent plus tard (transactions à crédit)
• Des articles ou services de valeur (transactions de troc)

Prenons un exemple concret. Supposons qu'une pâtisserie propose de vendre à une grande chaîne hôtelière une boîte de ses délicieux macarons pour 100 € à offrir aux clients. Et que l'hôtel accepte son offre.

Cela crée une transaction de vente pour la pâtisserie car elle offre quelque chose de valeur (une boîte de macarons) et l'hôtel accepte en offrant quelque chose de valeur (de l'argent).

Mais que se passe-t-il si la pâtisserie propose la boîte de macarons en échange d'une nuit gratuite à l'hôtel ? Il s'agit toujours d'une transaction de vente car les deux parties se sont mises d'accord sur les détails de la transaction et ont toutes deux offert quelque chose de valeur.

2. Transactions d'achat

En affaires, les transactions d'achat se produisent lorsqu'une entreprise achète des biens ou des services. Tout comme les transactions de vente, ces achats peuvent se faire contre de l'argent ou quelque chose de valeur.

Pour revenir à l'exemple de la pâtisserie, lorsque l'entreprise achète du sucre pour fabriquer les macarons, une transaction d'achat se produit et est enregistrée dans les livres financiers de l'entreprise.

Des transactions d'achat se produisent également lorsque la pâtisserie achète un MacBook pour faciliter la tenue des registres, une camionnette pour les livraisons locales ou de nouveaux équipements de cuisson.

Une entreprise enregistre une transaction d'achat au premier des deux événements suivants :

• Paiement : lorsqu'elle paie les biens ou services qu'elle a commandés
• Réception : lorsqu'elle reçoit les biens ou services

Prenons quelques exemples.

Si la pâtisserie commande un MacBook pour 1 500 € mais ne l'a ni payé ni reçu, il n'y a pas de transaction d'achat et la boulangerie ne devrait pas enregistrer cet achat.

Mais si l'entreprise commande le MacBook et paie immédiatement par carte de crédit, elle a alors une transaction d'achat à enregistrer. Et si la pâtisserie commande le MacBook et le reçoit, mais ne l'a pas encore payé, elle enregistrera cela comme une transaction d'achat.

Si la pâtisserie offre une douzaine de macarons à un photographe professionnel pour qu'il réalise des photos de produits pour le site web de l'entreprise, il s'agit également d'une transaction d'achat.

3. Transactions de paiement

Contrairement à une transaction d'achat, qui peut ne pas inclure un échange immédiat d'argent, une transaction de paiement est toujours accompagnée d'un transfert d'argent. Lorsqu'une entreprise paie des dépenses liées à son activité, qu'il s'agisse de salaires, de services publics, de fournitures de bureau, d'impôts ou de stocks, une transaction de paiement se produit.

Dans le cas d'une transaction de paiement, l'élément clé est qu'il doit y avoir un transfert d'argent.

4. Transactions d'encaissement

Une transaction d'encaissement se produit lorsqu'une entreprise reçoit de l'argent pour toute raison liée à son activité. Cela peut être pour des biens vendus, des services rendus, des actifs cédés ou un remboursement d'impôt, c'est-à-dire tout ce qui entraîne une augmentation de la trésorerie.

Une transaction d'encaissement diffère d'une transaction de vente. Mais elles sont liées. Rappelez-vous qu'une transaction de vente n'inclut pas toujours un transfert immédiat d'argent. Vous effectuez une transaction de vente lorsque vous fournissez les biens ou services demandés, même s'ils ne sont pas payés immédiatement.

À l'inverse, pour une transaction d'encaissement, une entreprise doit recevoir de l'argent. Donc, lorsque vous êtes payé par votre client pour cette transaction de vente, vous aurez une transaction d'encaissement à enregistrer.

Comment enregistrer les transactions commerciales

Toutes les transactions commerciales doivent être enregistrées dans les registres financiers d'une entreprise.

Ce processus est connu sous le nom de comptabilité. Une comptabilité inexacte peut générer de nombreux problèmes pour un chef d'entreprise, notamment des problèmes de solvabilité et des déclarations fiscales incorrectes.

La comptabilité d'une entreprise est comme un organigramme et suit ces étapes :

1. Identifier quand une transaction commerciale se produit
2. Quantifier l'impact financier de la transaction
3. Enregistrer la transaction
4. Préparer les états financiers

Étape 1 : Identifier quand une transaction commerciale se produit

Comprenez votre entreprise pour savoir quand une transaction commerciale se produit. Par exemple, une boutique d'électronique en ligne reçoit 100 unités de téléphones Samsung qu'elle a commandés, une boulangerie reçoit de l'argent pour les pâtisseries qu'elle a vendues, ou une entreprise paie les salaires des employés.

Étape 2 : Quantifier l'impact financier de la transaction

Examinez les documents pertinents, comme les factures, les reçus ou les contrats, pour déterminer quels comptes financiers sont affectés et dans quelle mesure.

Étape 3 : Enregistrer la transaction

Enregistrez la transaction dans les registres financiers à l'aide d'une écriture comptable. Indiquez des détails tels que la date de la transaction, les articles achetés et le montant payé.

Étape 4 : Préparer les états financiers

Les états financiers sont préparés périodiquement, souvent mensuellement, trimestriellement et annuellement. Une entreprise prépare son compte de résultat afin de connaître le montant de ses bénéfices ou de ses pertes. Les entreprises préparent également leurs bilans pour connaître leurs actifs, leurs passifs et leurs capitaux propres.

Simplifiez la gestion de vos transactions commerciales

Bien comprendre ce qu’est une transaction commerciale et savoir comment la suivre est indispensable pour piloter une activité, en particulier en e-commerce. Au-delà des obligations comptables, une bonne gestion des transactions permet de garder une vision claire des flux financiers, d’anticiper la trésorerie et de prendre de meilleures décisions au quotidien.

Le choix des outils dépend ensuite de votre contexte, de votre marché et de votre niveau de maturité. L’essentiel reste d’opter pour des solutions fiables, bien intégrées à votre écosystème et capables de vous offrir une lecture simple et précise de l’argent qui circule dans votre entreprise. Une gestion maîtrisée des transactions commerciales est avant tout un levier de sérénité et de croissance.