Det bästa kassasystemet för småföretag: en granskning av de fem främsta

När du ska välja det bästa kassasystemet för ditt småföretag är det viktigt att tänka på vilka funktioner som matchar dina nuvarande behov, både på kort och lång sikt och i takt med att din detaljhandelsverksamhet växer.

Har kassasystemet alla funktioner du behöver till ett pris som du kan betala? Stöder det betalningshantering i butiken? Erbjuder det kompatibel hårdvara som kvittoskrivare eller streckkodsläsare? Är det tillräckligt enkelt att lära sig hur systemet fungerar?

Med så många faktorer att överväga är det lätt att känna sig överväldigad när man letar efter ett nytt system för att ta emot betalningar och hantera transaktioner. Speciellt om man precis har börjat leta. Den här guiden är framtagen för att hjälpa dig. Vi går igenom de viktigaste funktionerna att tänka på och ger dig vägledning i valet av rätt kassasystem för ditt småföretag.

Vad är ett kassasystem för småföretag?

På engelska kallas kassasystemen POS, vilket är en förkortning för Point of Sale. Ett kassasystem för småföretag kan vara en kombination av hårdvara och mjukvara som gör det möjligt för företaget att genomföra försäljningstransaktioner effektivt. Utöver att underlätta transaktioner kan ett kassasystem för småföretag hjälpa till att hantera försäljning, lager och kunddata. Med andra ord så är det ett viktigt verktyg som används för att driva varje aspekt av en detaljhandel.

De fem bästa kassasystemen för svenska småföretag

1. Shopify kassasystem

Skalbart kassasystem  som är perfekt för växande företag och stöder försäljning både online och i butik med ett expanderbart ekosystem av appar för att förbättra funktionaliteten när ditt företag utvecklas.

Med enheter som passar småföretag av alla slag låter Shopifys kassasystem dig sälja där dina kunder är. Kassasystemet integreras smidigt med Shopifys e-handelsplattform så att återförsäljare kan hantera försäljning online och i butik från en intuitiv kontrollpanel.

Shopifys kassasystem kan söka i lagret, kontrollera kundprofiler och skapa skräddarsydda shoppingupplevelser medan du interagerar med kunder. Och det är otroligt enkelt att lära sig, så att du kan komma igång snabbt.

”Shopify gav vårt team som vid den tiden hade mycket lite tekniska färdigheter eller utvecklingsexpertis möjligheten att själva hantera vår egen verksamhet,” säger Curtis Ulrich som är e-handelschef på Aviator Nation.

Överväg detta kassasystem om ditt småföretag prioriterar funktioner som:

• Omnikanalsförsäljning med enhetligt lager över online- och butikskanaler
• Molnbaserat POS med datasynkronisering i realtid
• Omfattande lagerhantering med automatiska lageruppdateringar
• Enhetliga kundprofiler över alla försäljningskanaler
• Avancerad rapportering och försäljningsanalys
• Personaladministration med anpassningsbara behörigheter
• Intuitiv, lättlärd kassa
• Inbyggd betalningshantering med konkurrenskraftiga avgifter
• Kundrelationshantering (CRM)
• Marknadsföringsverktyg och automatisering
• Flexibla hårdvarualternativ för olika affärsbehov
• Kontaktlösa och mobila betalningsalternativ
• Appbutik med mer än 8 000 kompatibla tredjepartsverktyg
• Stöd för flera platser för växande företag

Pepper Palace migrerade till Shopifys enhetliga e-handels- och POS-plattform och skalade från 40 butiker till mer än 100 på bara fem år.

Marknadsdirektör Corey Hnat kallar Shopifys POS-installation med ett klick för en ”game-changer” och tillskriver den möjligheten att öppna 60 nya platser på ett enda år. Bytet gav också ett kraftigt lyft för datainsamlingen, där kundprofilerna växte från 50 000 till 600 000 och möjliggjorde starkare omnikanalsmarknadsföring.

Betalningshanteringsavgifter: Från 1,4 % + 1,85 kronor för online-transaktioner.

Månadskostnad: Abonnemang för Shopify kassasystem krävs, vilket börjar från 5 euro (cirka 50 kr)per månad. En gratis provperiod finns tillgänglig.

2. Zettle by PayPal

Grundläggande fristående kassasystem för handlare som precis kommit igång.

Square erbjuder ett användarvänligt gränssnitt och en rad funktioner för småföretag. Som ett gratis kassasystem erbjuder Square grundläggande försäljningsspårning och rapportering, plus möjligheten att ta emot betalningar utan Wi-Fi. Tjänster som lönehantering integreras också med kassasystemet. Det saknar dock de omfattande omnikanalmöjligheterna och enhetliga lagerhanteringen som Shopify POS erbjuder.

Funktioner inkluderar:

• Kundkonton
• Tredjepartsintegrationer
• Lagerhantering
• Mobil åtkomst
• Arbetsscheman
• Lojalitetsprogram
• Personaladministration
• Elektroniska betalningar

Betalningshanteringsavgift: cirka 1,85 % per transaktion på kortbetalningar.

Månadskostnad: Gratis plan tillgänglig.

3. Sitoo

Kassasystem som fokuserar på detaljhandel. 

Sitoo erbjuder lagerhantering och flexibilitet för flera butiker, och har integrationer både för online- och fysisk försäljning. Systemet är användarvänligt och erbjuder stöd för onboarding, men saknar vissa avancerade e-handelsfunktioner som Shopify POS har.

Funktioner inkluderar:

• Lagerhantering
• Flera butiker
• Försäljningsrapportering och analys
• Personaladministration
• E-handelsintegration 
• Lojalitetsprogram
• Inköpsorderhantering
• Hårdvaruintegration
• Betalningshantering

Betalningshanteringsavgift: Från 1,5 % per transaktion (beroende på avtal)

Månadskostnad: Från 799 kronor.

4. Yabie

Kassasystem för små och medelstora butiker med fokus på enkel användning och snabb onboarding. 

Yabie kombinerar kassafunktioner med grundläggande lagerhantering och rapportverktyg, men har mer begränsade integrationsmöjligheter mot tredjeparts e-handelsplattformar jämfört med Shopifys kassasystem. 

Funktioner inkluderar:

• Lagerhantering
• Försäljningsrapportering och analys
• Personaladministration
• E-handelsintegration (begränsad)
• Lojalitetsprogram
• Inköpsorderhantering
• Hårdvarustöd
• Betalningshantering

Betalningshanteringsavgift: 2 % per transaktion

Månadskostnad: Från 690 kronor.

5. Lightspeed

Kassasystem inriktat på restaurangverksamhet.

Lightspeeds kassasystem erbjuder lagerhanteringsfunktioner anpassade för specifika vertikala marknader. Även om det erbjuder personlig onboarding, erbjuder det inte samma nivå av sömlös integration mellan online- och butiksförsäljning som du hittar med Shopify POS.

Funktioner som erbjuds med detta kassasystem för småföretag inkluderar:

• Lagerhantering
• Kompabilitet för flera butiker
• Försäljningsrapportering och analys
• Personaladministration
• E-handelsintegration
• Lojalitetsprogram
• Hantering av inköpsordrar
• Hårdvaruintegration
• Betalningshantering

Betalningshanteringsavgift: 2,6 % plus 0,10 dollar (cirka 1 krona) per transaktion i butik.

Månadskostnad: Från 109 dollar (cirka 990 kronor).

Vilka funktioner har det bästa systemet för småföretag?

När du börjar göra en lista över potentiella kassasystem för ditt småföretag bör du kolla så att vart och ett erbjuder dessa viktiga funktioner.

Möjlighet att acceptera flera betalningsmetoder

Debet- och kreditkort är inte längre det enda sättet att ta emot betalningar från kunder i butik. Statista rapporterar att digitala eller mobila plånböcker är kundernas föredragna betalningsmetod i detaljhandeln. Så innan du förbinder dig till en ny lösning bör du kontrollera att den kan acceptera följande betalningsmetoder från kunder i butik:

• Kort med magnetremsa, som låter kunder svepa sitt kort i din kortläsare
• Kontaktlösa betalningar, inklusive kredit- eller debetkort med en NFC-chip för att kunna blippa
• Digitala plånböcker som Apple Pay, Google Pay och Shop-appen
• Kontanter som du sätter in i din fysiska kassa
• Digitala eller fysiska presentkort
• Transaktioner utan kort, som sker när en kund betalar för en beställning utan att deras kort är fysiskt närvarande (t.ex. över telefon)

Lagerhantering

När du beslutar vilket kassasystem du ska använda för ditt småföretag behöver du överväga antalet SKU:er, produktvarianter och komplexiteten i ditt lager. Det är knappast lönt att implementera ett nytt kassasystem som bara har kapacitet att lagra en produktvariant om du säljer flera versioner av samma produkt.

Bra kassasystem har robusta lagerhanteringsfunktioner som automatiskt uppdaterar dina lagernivåer när du säljer, returnerar eller byter produkter både i fysiska och onlinemiljöer. Detta kan avsevärt minska den tid som spenderas på fysisk inventering och avstämning av lager samt reducera risken för fel.

Kontrollera också om ditt utvalda kassasystem erbjuder ett lagerrapporteringsverktyg. Historiska data kan hjälpa dig att förstå vad som säljer, vilka perioder som toppar och vilka produkter som det är hög efterfrågan på, för att fatta smartare lagerbeslut.

Shopifys inbyggda lagerhanteringssystem låter dig till exempel:

• Synkronisera lagerdata till varje försäljningskanal, inklusive sociala medier och marknadsplatser
• Initiera lagerförflyttningar mellan butiker
• Visa lagernivåer i realtid på din onlinebutik för lokala shoppare
• Generera lagerrapporter för att hitta bästsäljande produkter
• Skapa inköpsordrar med leverantörer när lagret börjar ta slut

Enhetliga kundprofiler

Det bästa kassasystemet kopplar ihop din fysiska butik och din onlinebutik för att hjälpa dig att samla, spåra och hantera kunddata på ett enklare sätt. Med Shopify POS kan du till exempel skapa enhetliga kundprofiler och se hela deras köphistoria, inklusive detaljer som:

• Allt de har köpt i din butik eller online
• Hur mycket de har spenderat hittills
• Antal beställningar
• Hur länge de har varit kund
• Om de tillhör ett lojalitetsprogram

All denna kunddata uppdateras i realtid och samlas på ett ställe, vilket ger butikspersonal mer kontext för att bättre betjäna shoppare och bygga långsiktiga kundrelationer. Du kan också segmentera kundprofiler för att skicka personliga e-postmeddelanden som håller shoppare engagerade och ökar återkommande köp.

”Att ha den typen av datainsamling tillgänglig i butikerna gör det möjligt för oss att bygga en enhetlig kundprofil”, säger Kevin Clarke, som är e-handelschef på Sculpted by Aimee – en återförsäljare som har sett en 275 % ökning i e-postinsamling över alla detaljhandelsbutiker med Shopify. ”Vi kan sedan skicka meddelanden till kunder via vår app och göra erbjudanden som är mycket mer personliga.”

💡 Proffstips: Uppmuntra butikspersonal att mejla sparade varukorgar i slutet av sitt skift. Detta är ett enkelt sätt att återfå övergivna butiksköp och tillskriva mer intäkter till din butik – även om transaktionen skedde online.

Kontrollpaneler för rapportering

Kassasystemets rapporteringskontrollpaneler bör inte bara ge en översikt över din affärsprestanda vid en första anblick, utan också låta dig se detaljerade insikter för att fatta mer informerade beslut. Oavsett om du behöver en lagerrapport, försäljningsrapport, kassaflödesrapport och/eller rabattrapport bör företagets kassasystem tillhandahålla dessa för dig.

Sök efter ett kassasystem som låter dig sammanställa data som samlats in både på dina fysiska platser och online. Shopify Analytics ger till exempel en enhetlig bild av ditt företags prestanda, tillsammans med riktmärken för att jämföra din butiks prestanda mot konkurrenter.

Kontrollera också om ditt småföretags kassasystem integreras med andra appar som mäter butikens prestanda. Ett exempel på detta är Dor, en Shopify-app som kan övervaka fottrafik. Du kommer att se hur din butiks konverteringsgrad påverkas av faktorer som fottrafik, kampanjer eller väderinsikter som du kan använda för att fatta smartare beslut.

Personaladministration

Du behöver inte alltid ett separat HR-system som ligger bredvid ditt kassasystem. De bästa plattformarna har denna funktionalitet inbyggd, inklusive personaladministrationsfunktioner som användartillstånd, tidsspårning för anställda och schemaläggning.

Med Shopify POS kan du till exempel tilldela olika roller och tillstånd och sätta gränser för vad butikspersonal kan göra i ditt kassasystem utan godkännande från en chef – som att ändra priset på en produkt eller tillämpa en anpassad rabatt på en försäljning.

Det är också bra att ha insyn i personalens prestation, som deras genomsnittliga transaktionsvärden, medianenheter per transaktion och daglig försäljning i ditt småföretags kassasystem. Försäljningspersonal med de lägsta prestationsmåtten kan på detta vis erbjudas mer djupgående butiksträning.

Kassautrustning

Pålitlig kassahårdvara är avgörande för din verksamhet. Den är utformad för att hjälpa dig att sälja var som helst, acceptera populära betalningsmetoder och hantera lager mer effektivt.

Även om du kanske inte behöver varje del av kassahårdvara när du öppnar en detaljhandel för första gången är en bra startuppsättning:

• Streckkodsläsare
• Kortläsare
• Kassaapparater

💡 Proffstips: Vill du sätta upp ett nytt kassasystem med en begränsad budget? Tap to Pay låter dig förvandla din mobila enhet till en kortläsare, så att du kan börja sälja direkt. Ingen extra hårdvara krävs.

Omnikanalsförsäljning

Detaljhandelsupplevelsen är allt annat än linjär. Människor är vana vid att växla mellan online- och offlinekanaler för varje köp de överväger, och de är villiga att spendera mer för lyxen att kunna göra så. En rapport visade att omnikanal-kunder gör köp 70 % oftare än de som bara handlar i butik.

Att kunna förena ditt småföretag i ett flerkanaliga kassasystem gör att kunder kan handla som de vill, var de vill. Det kan innebära:

• Att visa lagernivåer på din e-handelswebbplats för en närliggande butik
• Att låta kunder lösa in lojalitetspoäng de har tjänat online på köp i butik
• Att hjälpa kunder att lägga en beställning online och hämta den i butik
• Att låta shoppare göra en beställning i butik och få produkten skickad direkt till sitt hem med lokal leverans
• Att göra det möjligt för shoppare att returnera online-köpta produkter i butik (och vice versa)

Shopify är den enda plattformen som förenar POS och e-handel på samma plattform. Ett ledande oberoende forskningsföretag fann att Shopify POS-återförsäljare som använder denna funktionalitet drar nytta av 22 % lägre total ägandekostnad, en ökning på 8,9 % i deras GMV och 25 % lägre årliga programvaruabonnemangs- och underhållskostnader i genomsnitt.

Hur du väljer ett kassasystem för ditt småföretag

Om du är en småföretagare som är ute efter ett nytt kassasystem, här är hur du gör en lista över POS-leverantörer och väljer rätt alternativ för din butik.

Jämför leverantörer

Det första steget i att välja det bästa kassasystemet är att jämföra olika leverantörer. Det finns många kassasystem och var och en har sina unika styrkor och svagheter, och du måste hitta den som passar din detaljhandelsmodell bäst.

Här är ett exempel på en jämförelsesida för att komma igång:

• Shopify POS jämfört med Lightspeed POS

Dessa jämförelser hjälper dig att förstå skillnaderna i funktioner, prissättning och användbarhet bland de mest populära kassasystemen för mindre butiker.

Bestäm vilken typ av kassasystem din butik behöver

Den typ av verksamhet som du driver och de typer av försäljning du gör kommer att hjälpa dig att avgöra vilka funktioner ditt kassasystem behöver ha. Till exempel kan ett kassasystem för småföretag som fungerar bra för en fysisk blomsterbutik kanske inte fungera lika bra för en online skönhetsåterförsäljare som driver sin första pop-up-butik.

Överväg vilken typ av kassahårdvara som kommer att möta dina affärsbehov. Populära alternativ inkluderar:

• Kassasystem för detaljhandeln är utformade för fysiska butiker vilket gör att du kan ta emot betalningar i butik, hantera lager och spåra försäljning.
• Mobila kassasystem är bärbara system som bearbetar betalningar på språng. De liknar traditionella kassasystem för detaljhandeln men erbjuder flexibiliteten att bearbeta betalningar var som helst, när som helst. De är också perfekta för pop-up-butiker, evenemang och marknader.
• Flerkanaliga kassasystem är ideala för företag som verkar både online och offline. De ger en enhetlig bild av din försäljning och lager och producerar detaljerade rapporter för att hjälpa dig att identifiera trender och möjligheter snabbare.

Överväg också användargränssnittet som dina utvalda leverantörer erbjuder. Är det lätt att skapa kundvagnar och anpassa kassadashboards så att du snabbt kan slutföra grundläggande uppgifter?

”Shopifys gränssnitt på skrivbordet och POS är väldigt enkelt och användarvänligt,” säger Kate Knecht, ägare och operatör av Tomlinson's. ”Du behöver inte vara särskilt tekniskt kunnig för att snabbt säkerställa att rätt rabatter tillämpas.”

Granska kostnaderna för kassasystem för småföretag

För de flesta företag kommer kostnaden för ett kassasystem att vara en avgörande faktor. Det är viktigt att hitta ett system som erbjuder funktionerna som du behöver men som passar din budget.

När du granskar kostnader, överväg följande:

• Kostnader för kassamjukvara: Dessa är vanligtvis månatliga eller årliga avgifter, med olika planer och motsvarande priser. Högre nivåer kommer vanligtvis med mer avancerade funktioner som detaljerad rapportering och analys.
• Kostnader för hårdvara: Dessa beror på vilka betalningstyper du vill acceptera, antalet butiker du har och den övergripande funktionalitet du behöver. Till exempel kan du hoppa över investeringen i en kvittoskrivare om kunderna är nöjda med att få sin bekräftelse via e-post.
• Betalningshanteringsavgifter: Varje gång du bearbetar en försäljning tar din betalningshanterare ut en avgift. Denna avgift tas vanligtvis ut per transaktion och tas som en procentandel av det totala transaktionsbeloppet. Det belopp du betalar kan förändras beroende på vilken typ av kreditkort en kund använder.

💡 Proffstips: Shopify förenar kund-, order- och lagerdata i en ”affärshjärna”: inga extra mellanprogram eller anpassade integrationer krävs för att sälja online och i butik. Det är därför återförsäljare som använder Shopify kassasystem rapporterar 16 % lägre löpande kostnader och 89 % lägre årliga tredjepartssupportkostnader i genomsnitt.

Kontrollera integrationer

Även om ditt kassasystem är kommandocentralen för ditt småföretag, finns det några andra funktioner du kan behöva som leverantören inte erbjuder direkt.

Gå igenom din befintliga detaljhandelsteknologi och gör en lista över de kassaintegrationer ditt nya system behöver ha. Shopify App Store har till exempel följande appintegrationer – många av dem är kompatibla med kassasystemet för småföretag:

• Bokföringsprogram
• Kundlojalitetsprogram
• E-postmarknadsföringssystem
• Analysplattformar
• Feedbackundersökningsappar

När ditt småföretag växer, växer också de verktyg du förlitar dig på för att hantera det. Att kontrollera att ditt utvalda system erbjuder dessa anslutningar kan spara mycket pengar på lång sikt eftersom du inte behöver skriva anpassad kod för att lappa ihop mellanprogram för att fylla luckor i deras integrationsmöjligheter – eller ännu värre, byta kassasystem längre fram.

Överväg anpassningsalternativ

Olika återförsäljare har olika krav på sitt kassasystem för småföretag. En modebutik med ett populärt lojalitetsprogram skulle till exempel behöva snabb åtkomst för att tillämpa belöningar på ett köp i butik. Ett heminredningsmärke kan å andra sidan mejla varukorgar för detaljhandelsshoppare att slutföra större beställningar hemma.

Småföretag som använder Shopifys kassasystem kan påskynda kassaprocessen med en anpassningsbar Smart Grid. Varje platta representerar en annan funktion, som du kan anpassa för att få snabb åtkomst till dina mest använda funktioner, oavsett om det är:

• Att tillämpa rabatter
• Att visa lojalitetsbelöningar
• Att bearbeta beställningar som skickas hem
• Att skicka e-postvarukorgar
• Att visa upphämtningsbeställningar

”Tack vare integrationen mellan Inveterate och Shopify kan våra detaljhandelsteam hjälpa kunder att lösa in och tjäna sina lojalitetspoäng med ett enkelt klick på en knapp på kassaplattan, vilket skapar en friktionsfri kassaupplevelse,” säger Ryan Groh, e-handelschef på BYLT Basics.

Prova det bästa kassasystemet för småföretag

Att välja det bästa kassasystemet för ett småföretag kan vara en utmaning. Men det är en avgörande sådan eftersom ett väl valt kassasystem kommer att effektivisera din kundupplevelse, göra lagerhanteringen mycket enklare och i slutändan öka försäljningen.

Med Shopifys kassasystem får du de viktiga kassafunktionerna som du behöver för att sälja i butik, ta emot betalningar och hantera din butiks dagliga verksamhet, stödd av den mest kraftfulla e-handelsplattformen som finns tillgänglig.