Guia para a integração ERP de e-commerce B2B que converte

O planeamento de recursos empresariais (ERP) é o segredo das marcas de e-commerce mais bem-sucedidas.

O ERP refere-se ao software e sistemas que ligam todos os processos empresariais: finanças, produção, cadeia de abastecimento, vendas, aprovisionamento, entre outros. A um nível básico, o ERP integra estes processos num único sistema.

Um ERP não pode ser utilizado de forma direta. Tem de ser integrado com as estruturas e objetivos de uma empresa. Reúne dados, desde financeiros a logísticos e recursos humanos, para apoio ao planeamento e operações ao nível empresarial.

Ter um ERP centralizado é fundamental para uma empresa de e-commerce de grande dimensão, e as integrações que escolhe refletem o seu sucesso. Neste guia, obterá uma visão aprofundada dos fundamentos da integração ERP, e como pode começar a criar, desde já, o seu sistema ERP.

O que é uma integração ERP?

A integração ERP é o processo de ligação a um sistema de planeamento de recursos empresariais com outras aplicações de software, bases de dados ou sistemas externos. Permite um fluxo de dados contínuo, sincronização e automatização entre várias funções empresariais. Que, por sua vez, melhora a eficiência, visibilidade e capacidades de tomada de decisão dentro de uma organização.

Simplificando, é uma forma de automatizar processos empresariais e melhorar a produtividade em toda a empresa.

Cerca de 73% das empresas consideram partir silos de dados e promover uma melhor comunicação e colaboração internas como: muito ou extremamente importante. A integração ERP ajuda a criar uma única fonte de verdade no seu negócio, o que significa que, informações relevantes podem ser partilhadas entre departamentos de forma rápida e ágil.

Os métodos de integração mais comuns incluem:

• Integrações personalizadas, onde uma empresa cria a sua própria integração central. Os programadores podem fazer corresponder o código API de um software ao sistema ERP que pretendem integrar. Tal requer recursos técnicos e é moroso.
• Integrações nativas ou criadas pelo fornecedor, refere-se a integrações prontas a usar que permitem ligar aplicações específicas. Por exemplo, hoje, muitas ferramentas ligam-se diretamente à Shopify. Cobrem casos de uso populares e normalmente não têm custos de subscrição adicionais.
• Plataforma de integração como serviço (iPaaS), é uma solução baseada na cloud que permite criar, gerir e implementar integrações entre sistemas. Com uma iPaaS, as organizações conseguem definir fluxos de trabalho que ligam aplicações na nuvem, sem necessidade de instalar ou manter hardware, simplificando a integração e a gestão dos seus ecossistemas digitais.

As empresas de e-commerce podem usar um ERP para automatizar o processo de encomenda até ao cumprimento. Por exemplo, se integrar o NetSuite com uma loja Shopify, pode transferir automaticamente encomendas e dados de clientes da Shopify para o NetSuite no check-out. Também pode usar um conector para enviar informações para um parceiro de 3PL.

Isto pode ajudar as empresas a processar encomendas mais rapidamente e a aumentar a taxa de entregas no próprio dia para encomendas realizadas no site. Pense no número de horas de trabalho que isto lhe pode poupar todos os meses.

Sem uma integração ERP, a empresa teria de atualizar manualmente as contagens de inventário no seu sistema ERP e aplicação de e-commerce. À medida que o volume de vendas aumenta e o inventário aumenta, os processos operacionais ineficientes e intensivos em mão de obra tornam-se difíceis de dimensionar.

Esta é a beleza da integração ERP. Seja B2B, B2C ou DTC, à medida que o seu negócio cresce, também cresce a complexidade das suas operações. Acaba por precisar de mais do que soluções que não têm qualquer ligação entre si.

Outros aspetos do e-commerce como: gestão de stock, compras e cadeia de abastecimento, CRM, cumprimento, e informações de vendas e pagamento também podem ser integrados num ERP. Se houver uma abordagem isolada ou fragmentada, haverá inconsistência dentro do negócio.

Benefícios da integração ERP

Imagine as atividades do seu negócio como um motor de um carro em funcionamento. Conseguir olhar debaixo do capô enquanto este está a trabalhar pode ajudar a decidir se é altura de fazer uma revisão, ou não.

As integrações ERP ajudam a dar-lhe uma visão geral da sua empresa e de todas as suas aplicações em funcionamento. Podem ajudar a acompanhar indicadores-chave de desempenho em tempo real, a garantir a integridade dos dados, e muito mais.

Vejamos alguns dos principais benefícios da integração ERP.

Sistemas legados atualizados

Tendo em conta a competitividade do atual ambiente empresarial, as organizações estão a descobrir que não têm escolha a não ser optar por um sistema ERP moderno.

O software que comprou há anos pode já não suportar o modelo de negócio da empresa e pode impedir a inovação. Na verdade, 94% das organizações inquiridas dizem que a inovação oportuna é importante e o ERP ajuda nesta situação.

Uma marca de e-commerce B2B pode tornar-se global ou precisar de realizar mais procedimentos internos. E são estas necessidades de negócio que podem tornar um sistema legado ineficaz.

Se as empresas querem obter uma vantagem competitiva, precisam de acesso a insights de dados em tempo real. Estes insights são importantes se quiser melhorar a experiência do cliente ou otimizar a sua cadeia de abastecimento.

Por exemplo, se gerir o inventário através de um sistema legado, talvez não seja possível fazer a integração com outros sistemas. Isto pode dificultar a confirmação e o agendamento de encomendas porque não há forma de saber se há inventário suficiente para fazer a encomenda. Tal pode causar problemas na cadeia de abastecimento, uma vez que os compradores nem sempre conseguem reencomendar o inventário.

As integrações ERP modernas têm capacidades avançadas que facultam análises para otimizar a gestão de inventário e melhorar a experiência do cliente, e nunca fica sem stock. Também há muitos fornecedores de ERP que fazem várias atualizações anuais, por isso irá atualizar, constantemente, o seu sistema e ver melhorias empresariais relacionadas.

Dados centralizados

As integrações ERP possibilitam a centralização de dados empresariais e melhorar a comunicação em todo o negócio. Ajudam a criar um centro onde todos os departamentos podem aceder a dados em tempo real e tirar partido de soluções flexíveis e ágeis, num ambiente em constante mudança.

Sem um sistema ERP, cada departamento tem os seus próprios registos e bases de dados. As equipas podem fazer o upload de dados, criar relatórios e partilhá-los com vários grupos. Contudo, se houver dados duplicados, é necessário confirmar a integridade dos dados, o que cria mais trabalho e dores de cabeça para todos. Os sistemas legados costumam usar "guardiões" para partilhar informação, no entanto, podem ficar rapidamente sobrecarregados com pedidos de informação.

Ter muitos dados é uma coisa. Mas ter dados precisos e conseguir aceder, analisar e agir sobre eles é outra. As integrações ERP ajudam a criar estruturas eticamente responsáveis e seguras para gerir e usar dados no seu negócio.

Processos automatizados

As integrações ERP facilitam a vida das organizações que movem quantidades gigantescas de dados por minuto. 67% das organizações citaram (artigo apenas em inglês) a facilidade de uso como um dos principais benefícios que valorizam numa plataforma de comércio, e o ERP é a melhor forma de o conseguir.

Estas integrações facilitam o intercâmbio de dados automatizado e bidirecional entre os seus sistemas e aplicações, e eliminam erros humanos dispendiosos. A automatização pode ser usada em inúmeros pontos de contacto para simplificar os processos empresariais.

As atividades que se seguem podem ser passadas entre sistemas para criar um sistema ERP inteligente:

• Informação de encomendas.
• Dados de clientes.
• Detalhes de envio.
• Sistemas de contabilidade.
• Informação de produtos e preços.
• Contagens de inventário.
• Ordens de compra.

O ERP ajuda a fazer a ponte entre silos empresariais e funcionais, mas a automatização ajuda a impulsionar a inovação. Quando combinado com tecnologias como a IA e nuvem, o ERP oferece possibilidades quase ilimitadas para melhorar os processos empresariais.

Experiências do cliente melhoradas

Há já algum tempo que ter uma excelente experiência do cliente (com personalização) está em primeiro lugar. No passado, 74% das empresas (artigo apenas em inglês) aumentaram o investimento geral em experiência do cliente.

No entanto, servir as necessidades únicas de um cliente num canal não é suficiente para sustentar uma vantagem competitiva. As empresas têm de compreender e criar experiências de cliente holísticas e omnicanal.

As integrações ERP podem ajudar as empresas a adquirir uma compreensão profunda das preferências e interesses dos clientes. As empresas com uma integração ERP de e-commerce, por exemplo, podem aceder às ferramentas certas para chegar ao mercado mais rapidamente e melhorar a experiência do cliente.

A forma como as empresas utilizam as integrações com sistemas ERP, para o envolvimento com os clientes, será determinante para o sucesso das marcas nos próximos anos. As organizações que tirarem partido do ERP para um envolvimento inteligente e orientado por dados estarão mais bem posicionadas.

Desafios e riscos comuns da integração ERP

Para rever, qual é o propósito de um sistema ERP? Se disse para automatizar processos empresariais e tornar a empresa mais eficiente, está correto.

Vinte e oito por cento das empresas inquiridas já obtiveram benefícios e eficiências significativas através da integração profunda de uma plataforma de comércio SaaS no seu negócio.

Mas integrar um ERP com outros sistemas empresariais nem sempre é fácil. Aqui estão alguns desafios comuns enfrentados ao integrar um sistema de ERP.

Acima do orçamento

As implementações de ERP podem custar três a quatro vezes o que foi inicialmente orçamentado. Mas não se preocupe: os benefícios superam os custos.

Os melhores parceiros ERP são fundamentais para criar um bom sistema ERP para a sua organização. Irão oferecer-lhe um conjunto de serviços para cobrir integrações e implementação, definir objetivos claros, e colocar o sistema certo em funcionamento para a sua empresa.

Conexões inseguras

O seu sistema ERP é o lar das informações empresariais mais críticas, incluindo dados sensíveis de clientes e inteligência proprietária. Estes devem ser protegidos a todo o custo.

Adicionar mais complexidade ao seu sistema através da integração ERP aumenta as hipóteses de conexões inseguras, o que coloca a sua organização num nível de ameaça mais elevado quando os cibercriminosos estão a visar o software ERP (artigo apenas em inglês).

Complexidade

As implementações também tendem a demorar mais que o previsto. Os fracassos costumam ser o resultado de uma má comunicação e planeamento.

Habitualmente, as empresas têm de superar:

• Resistência interna a novos sistemas.
• Problemas de integração de software.
• Má qualidade dos dados.

As pessoas têm de ser treinadas para usar os sistemas adequadamente. A adoção e capacitação interna é fundamental aqui. As implementações podem falhar após o lançamento se não houver alguém que domine a tecnologia ou uma documentação adequada do fluxo de trabalho. Além disso, as pessoas também precisam de compreender o porquê da mudança no processo para se manterem motivadas a aprender o sistema.

As empresas que têm um plano claro para a sua integração ERP e uma compreensão dos seus requisitos podem evitar tornar-se parte das estatísticas de fracasso ERP.

Tipos de integrações ERP

O tipo de integração ERP que escolhe depende dos seus recursos de TI e necessidades empresariais específicas.

E-commerce

A integração de e-commerce envolve ligar o seu sistema de e-commerce (como a Shopify) a uma solução ERP baseada na nuvem. Juntos, expandem a funcionalidade da sua loja de e-commerce e criam melhores experiências de compra para os clientes.

Dados como leads, clientes, encomendas, tempos de envio, impostos e apoio ao cliente são acompanhados através de uma integração ERP de e-commerce. O objetivo da integração é disponibilizar os dados na organização que gere a loja de e-commerce.

Os benefícios incluem:

• Dados front-end precisos e relevantes disponíveis para todos os departamentos.
• Contagens de inventário em tempo real no front-end e back-end.
• Opções de preços dinâmicas e específicas do cliente.
• Auditorias financeiras automatizadas.

Há algumas formas de integrar um ERP com a sua plataforma de e-commerce:

• Use a API das soluções de e-commerce e personalize o sistema. De notar que será totalmente responsável por geri-lo.
• Use uma solução de terceiros, pronta a usar. Se precisar de qualquer personalização, terá de a pagar e depende de outra equipa para a fazer.
• Use um sistema ERP dentro de uma integração nativa para a sua plataforma de e-commerce. Um ERP com integrações nativas, como o Shopify-NetSuite, é a opção mais flexível. A empresa ERP cria uma integração nativa no sistema de e-commerce. É suficientemente ágil para atender às necessidades de uma organização e pode adaptar-se às exigências do mercado.

As marcas de e-commerce também podem integrar-se com várias plataformas para melhorar a eficiência e poupança de custos, incluindo:

• Gestão do ciclo de vida do produto.
• Gestão da cadeia de abastecimento.
• Sistemas de gestão de armazém.

Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Todas as empresas de e-commerce precisam de um método eficaz para gerir os leads e clientes. Os sistemas de CRM centralizam dados como o histórico de compras e as informações de contacto, que podem ser utilizados pelas equipas de vendas e marketing. Estes dados permitem obter insights mais profundos sobre os clientes e tomar decisões informadas na forma como a empresa interage com os mesmos.

Por exemplo, soluções como o Salesforce e o NetSuite da Oracle, quando integradas num ecossistema ERP + CRM, permitem a partilha contínua de dados entre sistemas, facultando uma visão de 360 graus do cliente. Seja em vendas, apoio ao cliente, marketing ou análise de comportamento de compra, a sua empresa passa a ter toda a informação num único local. Estes dados podem então ser facilmente utilizados, para criar experiências personalizadas que fortalecem o relacionamento com os clientes.

Inteligência empresarial (BI)

O software de inteligência empresarial (BI) foi concebido para recolher, analisar e apresentar dados de forma clara e acionável. É particularmente importante para empresas em processo de transformação digital, uma vez que oferece visibilidade sobre os dados da organização, compilando e visualizando informação para que as partes interessadas possam identificar novos insights e agir sobre os mesmos para melhorar os resultados do negócio.

Em alguns casos, as funcionalidades de BI estão integradas no próprio sistema ERP. Não obstante, estas capacidades nem sempre são suficientemente robustas para organizações que lidam diariamente com grandes volumes de dados.

Ao integrar uma solução de BI de terceiros com um sistema ERP, os insights tornam-se facilmente acessíveis a qualquer colaborador autorizado. Além disso, as empresas passam a dispor de relatórios avançados que permitem extrair o máximo valor de cada dado recolhido.

Recursos humanos

Nenhum outro departamento tem mais tarefas de back-end do que os recursos humanos. Entre folhas de pagamento, recrutamento, avaliações e ofertas de emprego, gerir os dados dos RH pode tornar-se uma tarefa avassaladora num ápice. O manuseamento inadequado de dados sensíveis dos RH tem tanto de dispendioso como de ameaça à segurança para qualquer negócio.

Ter um módulo de RH no seu ERP ajuda a gerir, digitalizar e automatizar processos do departamento de RH. Alguns benefícios incluem:

• Armazenamento e gestão seguros de bases de dados básicas de funcionários.
• Gestão simplificada de folhas de pagamento e compensação.
• Gestão melhorada de tempo e presença.
• Melhor formação e desenvolvimento de funcionários.

As empresas também podem ser criativas com o seu módulo ERP de RH. Podem enviar inquéritos, no local de trabalho, para avaliar níveis de satisfação dos funcionários, configurar relatórios automatizados, e implementar e compreender facilmente avaliações de desempenho em toda a organização.

Gestão de projetos

Tal como o software BI, alguns sistemas ERP podem incluir soluções de gestão de projetos. No entanto, muitas empresas que começam a criar os seus sistemas ERP já usam um software de gestão de projetos mais complexo. Ver o estado dos projetos no seu ERP é útil por algumas razões:

• Pode determinar custos de projetos.
• Pode ver atualizações e processos de projetos.
• Pode descobrir se as metodologias de projeto estão a funcionar ou não.
• Pode colaborar com os departamentos de RH.

Quando cria um módulo de gestão de projetos no seu ERP, qualquer pessoa pode ver quem está a trabalhar, em quê e quando será entregue. Compreender estes fluxos de trabalho encoraja a responsabilidade entre departamentos e pode ajudar as empresas a resolver pequenos problemas de projeto antes que estes se tornem grandes problemas.

Como integrar um ERP com as suas operações de software existentes?

O termo integração tem muitos significados no e-commerce. Quaisquer dois sistemas com interfaces de programa de aplicação (API) sólidas devem conseguir falar entre si ou ser integrados. Normalmente, quando alguém se refere à integração, está a referir-se a um conector pré-criado. Estas conexões têm nomes diferentes dependendo do software anfitrião — por exemplo, a Shopify chama-lhes aplicações.

Uma estratégia de integração cada vez mais popular é conhecida como plataforma de integração como serviço (iPaaS). Trata-se de uma abordagem sediada na cloud que permite sincronizar aplicações de forma mais rápida e simples. Não exige desenvolvimento personalizado e possibilita a ligação de sistemas ERP a produtos SaaS de forma eficiente e dimensionável.

Muitas destas aplicações, ou conectores pré-criados, existem numa plataforma iPaaS. Estão prontos a usar, e estão projetados para iniciar uma integração com 50% a 90% do trabalho feito. Costumam exigir alguns ajustes por um programador ou parceiro de integração para completar a integração.

Para integrar um ERP com um sistema através de um integrador iPaaS, irá precisar de:

• Configurar o token API para o seu ERP e outros sistemas que planeia integrar.
• Criar fluxos que definam interações entre o seu ERP e outras aplicações. Tal inclui a forma como a integração irá transferir os dados e o funcionamento das operações CRUD.
• Configurar conexões de pipe nos sistemas conectados.
• Configurar mapeamento e modificadores. Por exemplo, pode adicionar um “Novo cliente” a contactos específicos no seu CRM. Depois basta sincronizar a etiqueta no seu software de marketing por e-mail para iniciar uma campanha de boas-vindas.
• Configurar o seu horário e frequência de sincronização. Se quiser ter sincronização em tempo real, tem de garantir que o sistema ERP e as outras aplicações estão a enviar dados frescos entre si, automaticamente.

Os parceiros de integração da Shopify são frequentemente designados por parceiros iPaaS, uma vez que muitos dos conectores pré-criados são alojados nos serviços dos próprios parceiros ou na cloud de eleição. A maioria das soluções iPaaS inclui mapeamentos e transformações de dados que aceleram o desenvolvimento de fluxos de integração, bem como regras de negócio que definem a forma como os sistemas interagem entre si.

A Shopify integra-se com os principais softwares de ERP, incluindo:

• NetSuite.
• Acumatica.
• Brightpearl.
• Microsoft.

Por exemplo, uma loja Shopify pode instalar a aplicação Shopify ERP NetSuite para transferir dados para o NetSuite. Posteriormente, uma equipa de implementação NetSuite ou um parceiro certificado pode adicionar personalizações à implementação, de acordo com as necessidades específicas do negócio.

Melhores práticas de integração de um sistema ERP

Não interessa se esta é a sua 1.ª integração ERP ou a 15.ª, mantenha em mente as melhores práticas que se seguem.

Tenha um plano de integração em vigor

Antes de olhar para a integração de um ERP, crie um plano com a sua equipa. Tenha uma pessoa que compreenda os seus objetivos empresariais e processos internos a liderar o projeto. Trabalhe com partes interessadas para planear quaisquer obstáculos que possam surgir.

Ao criar o seu plano, considere:

• Porque é que quer integrar a sua loja com o seu sistema ERP.
• Que informação quer enviar da loja para o ERP.
• Que informação quer enviar do ERP para a loja.
• Onde estão as lacunas nos seus dados de inventário.
• Que outros sistemas como gestão de armazém ou 3PL precisam de ser integrados, e como a integração irá funcionar.

O planeamento ajuda a fazer uma integração suave e a reduzir as hipóteses de se tornar parte das estatísticas de fracasso.

Informe os funcionários, parceiros e fornecedores sobre as mudanças

As empresas que usam sistemas legados mais antigos, provavelmente, irão deparar-se com mudanças e resistências ao integrar um ERP. Os processos empresariais, funções e outros pontos centrais ao funcionamento de uma empresa podem ser afetados, por isso conte com alguma resistência ou obstáculos naturais que surgem com mudanças a nível organizacional.

Mesmo aquelas organizações que usam sistemas ERP mais novos, sediados na nuvem (por exemplo, NetSuite) provavelmente irão experienciar alguma mudança nos seus processos e rotinas. Podem descobrir que os processos atualmente em vigor precisam de ser adaptados a uma integração de e-commerce e a fluxos de trabalho específicos. A comunicação durante todo o projeto de integração é fundamental.

Informar mal o pessoal de armazenamento e logística pode originar confusões quando as encomendas começam a chegar a um sistema ERP de uma plataforma de e-commerce. Isto, se não incluir a equipa nas discussões sobre integração e cumprimento. O atendimento ao cliente pode sofrer se as expectativas e novos processos (após a integração) não estiverem alinhados em toda a organização.

Pratique uma boa gestão de dados

A gestão sólida de dados é a espinha dorsal da integração de ERP. Ter dados limpos e fiáveis que dão insights fortes sobre os seus processos empresariais irá impactar os seus resultados. É boa prática fazer o seguinte com regularidade:

• Limpar dados e normalizar formatos.
• Validar dados para garantir a precisão.
• Rever quem tem acesso a dados e porquê.
• Eliminar dados maus ou duplicados.

Fazer uma boa gestão de dados irá reduzir os atrasos durante o processo de integração e a transição será mais suave.

Como é que a Shopify pode ajudar com a integração ERP?

A integração ERP é a base de um negócio de e-commerce bem-sucedido. É por isso que 72% das empresas já têm uma plataforma de comércio SaaS totalmente integrada nas suas operações empresariais.

Com o Programa ERP Global da Shopify, pode ligar o seu ERP à sua loja por meio de um parceiro de planeamento de recursos empresariais através da Loja de Aplicações Shopify.

Além disso, a Shopify fez parcerias com Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica e Brightpearl para simplificar a integração ERP.

Uma vez que a sua loja e ERP estejam ligados, pode:

• Aceder a dados precisos de inventário, produto, encomenda e cliente em tempo real.
• Implementar automatizações para tornar as operações mais eficientes.
• Evitar implementações personalizadas demoradas e dispendiosas.
• Ter a tranquilidade de que os seus dados fluem de forma contínua e segura entre o seu admin Shopify e o seu ERP.