Hva er et ordrestyringssystem? Programvare og funksjoner (2026)

For mange bedrifter, særlig dem som vokser raskt, er det krevende å administrere og oppfylle bestillinger på tvers av flere salgskanaler og oppfyllelseslokasjoner. Mellom bestilling og levering oppstår det ofte utfordringer knyttet til lagersynlighet, ordreprofiler og returer.

En løsning på disse utfordringene er et ordrestyringssystem, ofte kalt OMS. Et slikt system sporer lagernivåer på tvers av varehus, samler bestillingsdata fra ulike salgskanaler og sentraliserer rapporteringen. Det effektiviserer ordreoppfyllelsen, bidrar til raskere utsendelse og håndterer både returer og ombyttinger.

I denne guiden får du en bred innføring, fra hvilke oppgaver et OMS bør dekke, til fordelene ved å ha et sentralisert kontrollpanel. Du får også hjelp til å vurdere hvilken type OMS som passer best for virksomheten din.

Hva er et ordrestyringssystem?

Et ordrestyringssystem (OMS) er et digitalt verktøy som brukes til å spore salg, bestillinger, lager og oppfyllelse. Det effektiviserer ordrelivssyklusen, fra mottak av bestilling til levering, og sikrer nøyaktighet og effektivitet. Det inkluderer prosesser som ordreregistrering, ressursallokering og overvåking av ordrestatus.

For eksempel tilbyr Shopify, en ledende e-handelsplattform, et innebygd OMS som en del av tjenesten. Med Shopifys system kan e-handelsbedrifter behandle flerkanalbestillinger, inkludert butikkjøp, nettbutikksalg og andre markedsplasser, og administrere dem alle fra én enkelt plattform.

Funksjoner i et ordrestyringssystem

Et OMS er en omfattende løsning for å effektivisere hele oppfyllelsen, fra ordreregistrering til levering. Noen systemer, som Shopifys, tilbyr også distribuert ordrestyring for å koordinere oppfyllelse på tvers av flere varehus og lokasjoner.

Populære funksjoner inkluderer:

• Ordrestyringsdashboard: Et sentralisert knutepunkt for ordreovervåking. Filtrer, sorter, søk, merk og legg til notater på bestillinger. Spor leveringsstatus, som muliggjør enkel oppfølging av mislykkede eller forsinkede leveringer. Se og organiser enkelt alle bestillinger i et tilpassbart grensesnitt etter leveringsdestinasjon, oppfyllelsesstatus, SKU-er og mer for bedre synlighet og prioritering.
• Smart ordreruting: Prioriterer og allokerer bestillinger til optimale oppfyllelseslokasjoner ved hjelp av ulike kriterier. Fungerer med dine egne anlegg eller tredjeparts logistikkleverandører for å oppfylle bestillinger mer effektivt.
• Automatisering: Bruk Shopify Flow til å automatisere og effektivisere oppfyllelse, lager og returprosesser. Reduser manuelt arbeid, minimer feil og spar tid ved å automatisere repetitive oppgaver.
• Masseoperasjoner: Opprett, kjøp og skriv ut flere fraktetiketter, pakksedler og skjemaer på ett sted. Utfør massehandlinger for oppfyllelse, forespørsler og kanselleringer for å øke behandlingshastigheten.
• Mulighet for ordreredigering: Endre bestillinger før frakt for å forbedre kundeopplevelsen og redusere feil. Gir fleksibilitet i håndtering av forespørsler og korrigeringer uten å forstyrre oppfyllelsen.
• Opprettelse av utkast til bestillinger: Generer bestillinger og fakturaer fra hvor som helst, send e-post til kunder for betaling på nett eller personlig. Støtter ulike salgsscenarier med forbedret fleksibilitet i ordreopprettelse.
• Enhetlig lagerkontroll: Synkroniserer lagernivåer på tvers av dine lokasjoner og salgskanaler for å forhindre for mye eller for lite lager.
• Sanntids ordreanalyse: Få øyeblikkelig innsikt i alle bestillinger, som er plassert, åpne, oppfylt, levert og returnert. Bruk sanntidsdata for informerte beslutninger og for å identifisere områder for forbedring.
• Tredjeparts logistikkintegrasjon: Integrer med ledende 3PL-partnere og systemer ved hjelp av hundrevis av ferdige apper bygget og vedlikeholdt av pålitelige system- og integrasjonspartnere.
• ERP-integrasjon: Kobler til back-office-systemer for å gi omfattende finansiell og operasjonell oversikt.
• Tilpass med API-er: Bruk oppfyllelse-API-er som gir deg fleksibiliteten til å bygge tilpassede arbeidsflyter for å modellere og automatisere unike og komplekse oppfyllelsesprosesser.

Hva gjør et OMS?

Et OMS sporer lagernivåer per kanal, automatiserer ordreoppfyllelsen, håndterer returflyt, administrerer kundeinformasjon og samler ordre og finansdata på ett sted. Kort sagt sørger systemet for at kunden mottar det som er bestilt, og at både du og kunden får informasjon om når leveransen har ankommet.

Spore lagernivåer per kanal

I moderne forretningsdrift kan merkevarer nå kunder gjennom en rekke ulike kanaler. Kunder kan handle i fysisk butikk via salgsstedsprogramvare, kjøpe direkte i en merkevares nettbutikk, bruke nettmarkedsplasser eller sosiale mediekanaler, eller kombinere netthandel og fysisk handel med leveringsalternativer som kjøp på nett og henting i butikk.

Et OMS hjelper forhandlere med å administrere og synkronisere lager på tvers av flere lokasjoner der varer oppfylles, enten det er fra en fysisk butikk, et oppfyllelsessenter eller et varehus. Det er et verktøy utviklet for å støtte nettbaserte merkevarer som planlegger å investere i og forbedre lagerstyringsprosessene sine i løpet av de neste årene.

Med et OMS kan du:

• Oppdatere lagernivåer på tvers av alle butikker og oppfyllelseslokasjoner
• Overføre lager mellom butikker og oppfyllelseslokasjoner
• Automatisk bli varslet når SKU-er har lavt lager og fylle på tilsvarende
• Forstå hvilke SKU-er som selger best per region eller salgskanal

OMS løsninger som de Shopify tilbyr, gir lagerstyring på tvers av flere lokasjoner og lar bedrifter spore lager i opptil 1 000 varehus, oppfyllelsessentre og butikker. Disse systemene gjør det også mulig å opprette innkjøpsordrer til leverandører og flytte lager mellom ulike lokasjoner, samtidig som de gir en helhetlig oversikt over lagernivåer og lagerbevegelser.

Automatisere ordreoppfyllelsesprosessen

Et moderne OMS ser på forsyningskjeden som et sammenkoblet økosystem og lar selgere automatisere interne prosesser fra bestilling til oppfyllelse.

For å få bestillinger raskt gjennom behandlings, plukk og fraktprosessen på kortest mulig tid, kan netthandelsaktører bruke et OMS til å:

• Akseptere betalinger uavhengig av fraktdestinasjon eller ordrevaluta
• Rute bestillinger til den beste oppfyllelseslokasjonen, inkludert egendrevne varehus, butikker eller 3PL
• Automatisk skrive ut fraktetiketter og pakksedler hvis du oppfyller bestillinger internt
• Spore ordreoppfyllelse og leveringsstatus med tilkoblede fraktleverandører

Et godt OMS bør rute bestillinger til den beste lokasjonen, ikke bare når det gjelder en kundes nærhet til ditt varehus, men også for å prioritere bestillinger innenfor samme destinasjonsmarked, minimere delt oppfyllelse eller rangere lokasjoner etter prioritet.

Håndtere omvendt logistikk

Et OMS kan hjelpe deg med å unngå misfornøyde kunder og sikre en smidig returopplevelse for alle involverte. Systemet kan også støtte selvbetjente returer i nettbutikken, slik at kundene kan starte en retur når det passer dem best, uten å måtte kontakte kundeservice via telefon eller e-post.

Det kan automatisk generere og skrive ut returetiketter når en kunde trenger å sende varer tilbake. Returadressen kan tilpasses kundens lokasjon, slik at refusjoner kan mottas og behandles så raskt som mulig. Kundene kan også følge returstatusen sin gjennom nettbasert sporing.

I tillegg får kundeserviceteamene umiddelbar tilgang til informasjon om alle produkter som returneres. Alle kunder får samme servicenivå, uavhengig av hva de har kjøpt, og hvordan eller hvor kjøpet ble gjennomført.

Administrere kundeinformasjon

Et OMS kan fungere som en kunderelasjonsadministrasjonsplattform (CRM), som lar selgere få tilgang til all informasjon de har om en kunde, inkludert tidligere bestillinger, livstidsverdi og deres lokasjon.

Med kundedataene de får fra et OMS, kan selgere hyperpersonalisere alle markedsføringsmeldinger de sender til kunder når de prøver å sikre et nytt salg.

For eksempel kan en e-handelsmerkevare hente data fra sitt OMS for å opprette følgende kundesegmenter:

• Kunder lokalisert i Europa
• Høyverdikunder med en AOV på mer enn 50 USD
• Personer som har kjøpt én vare og ennå ikke har returnert til nettstedet

Merkevaren utvikler deretter en distinkt markedsføringsstrategi for hvert kundesegment. De som befinner seg i Europa får ikke de samme markedsførings-e-postene som ditt amerikanske publikum. Dyre varer anbefales til kunder med høy AOV, som har høyere sannsynlighet for å kjøpe. Bestselgere fremheves i e-postene dine til engangskunder.

E-postpersonalisering som tar hensyn til tidligere kjøp og som er verdiøkende har vist seg å gi 10 % til 15 % høyere konverteringsrater, og det gjøres enkelt med kunderapporter automatisk generert med et OMS.

Slå sammen ordre- og finansdata

Det er nyttig å ha all ordredata samlet på ett sentralt sted. En viktig del av å drive en nettbutikk er likevel å vurdere om virksomheten faktisk er lønnsom, og i så fall hvor og hvordan. Dette gjør det mulig å rette innsatsen mot å øke lønnsomheten.

De fleste OMS løsninger kan integreres med andre back office funksjoner, særlig økonomisystemer. Plattformen kan hente informasjon fra regnskapsprogramvaren og samordne lager og salgsdata. Du får innsikt i både leverandørgjeld og kundefordringer, og kan automatisere utsendelse av fakturaer og innkjøpsordrer uten behov for manuell registrering.

Den beste ordrestyringsprogramvaren

Enten du søker etter ditt første OMS eller ønsker å erstatte ditt eksisterende, her er fire gode alternativer å vurdere.

Shopify

Shopify er en alt-i-ett e-handelsplattform for skalerende merkevarer. Plattformen kommer med et innebygd ordrestyringssystem, som du kan bruke til å behandle bestillinger i butikk, fra nettbutikken din eller fra andre salgskanaler og markedsplasser.

Du kan også spore, administrere og oppfylle bestillinger fra et sentralt dashbord. Shopify vil også automatisk rute bestillinger til den beste oppfyllelseslokasjonen basert på ordrerutingsregler satt av selgeren.

Shopifys OMS tilbyr også:

• Integrasjon med kjente fraktselskaper som Posten, Postnord og DHL
• Rabatterte fraktpriser (opptil 88 % besparelser sammenlignet med detaljhandelspriser)
• Sanntids lageroppdateringer på tvers av alle salgskanaler
• Støtte for lokal levering og henting i butikk
• Mulighet til å administrere opptil 1000 oppfyllelseslokasjoner
• Retur- og bytteadministrasjonsløsninger

En suksesshistorie er Snarky Tea, en bedrift som forbedret sine oppfyllelsesprosesser ved hjelp av Shopifys innebygde OMS.

Snarky Tea, grunnlagt av Jenni Lyn Williams, vokste fra en liten bedrift til et direkte til forbruker selskap med hundrevis av produkter. Med rask vekst og oppmerksomhet fra Vogue, Oscar utdelingen og Shark Tank, sto selskapet overfor utfordringer knyttet til effektiv håndtering av lager, ordreoppfyllelse og frakt.

Ved å integrere Shopifys ordrestyringløsning oppnådde Snarky Tea:

• 25 000 USD i månedlige besparelser på frakt gjennom rabatterte priser
• Nøyaktig lagersporing på tvers av produksjonsanlegg og oppfyllelsessentre
• Sømløs ordreoppfyllelse ved hjelp av automatisk etiketutskrift og Posten-manifester for henting
• Færre feil under batchutskrift, som forbedrer kundetilfredshet
• 360 timer spart årlig ved å redusere manuelle oppgaver og unngå flersystemsjekker

Jenni-Lyn beskriver Shopifys OMS som en banebrytende løsning og sier: "Jo mer jeg kan gjøre innenfor Shopifys økosystem, desto bedre. Det sparer oss for unødvendige plager og hjelper oss å holde oss organiserte."

ShipHero

ShipHero er en annen ordrestyringsløsning for voksende netthandelsmerkevarer. Plattformen er skybasert og utviklet for å hjelpe bedrifter med å forenkle lagerstyringen, effektivisere oppfyllelsesprosesser, redusere feil og øke den samlede driftseffektiviteten.

Løsningen er også kjent for sitt brukervennlige grensesnitt, som gjør det enkelt for netthandelsbedrifter i alle størrelser å tilpasse arbeidsflyter til egne behov. I tillegg tilbyr ShipHero et omfattende sett med verktøy for å administrere flere salgskanaler, optimalisere ordreruting og automatisere oppgaver. Dette frigjør tid og ressurser som kan brukes på andre viktige prosjekter.

ChannelApe IOMS

ChannelApe IOMS er en kraftig plattform for strategisk lagerstyring som hjelper bedrifter med å samle salg, oppfyllelse, økonomi og kundeservice. Plattformen omtales ofte som virksomhetens operasjonskontroll og tilbyr en strømlinjeformet tilnærming med nyttige kontrollpaneler som samler måledata i sanntid og gir en helhetlig oversikt over hvordan bedriften presterer.

Mer konkret kan ChannelApe bidra til bedre synlighet i forsyningskjeden, noe som gjør det enklere å skalere driften og redusere feil. I tillegg får virksomheter tilgang til avanserte verktøy for lager og ordrestyring, inkludert regelstyring for tilbakeholdelser, ruting, endringer, svindelkontroll og mer.

Manhattan Associates

Manhattan Associates er en leverandør av programvare for forsyningskjeder og flerkanalshandel. Selskapet tilbyr løsninger som hjelper bedrifter med å få mest mulig ut av forsyningskjedeoperasjoner, lagerstyring og ordreoppfyllelse.

Manhattan Associates har et særlig fokus på enhetlig handel, og de skybaserte løsningene deres er utviklet for å hjelpe virksomheter med å lykkes på tvers av flere forretningsområder. Dette inkluderer bevaring av arbeidsstyrken, skyteknologitransformasjon, ordreoppfyllelse via fysiske butikker, transport og distribusjon, lønnsom oppfyllelse og lagerprognoser. Selskapet er kjent for sin sterke kompetanse innen forsyningskjedeteknologi og tilbyr skreddersydde løsninger tilpasset hver enkelt bedrifts behov.

Fordelene med et godt OMS

Et godt OMS tilbyr flere viktige fordeler:

• Forbedre ordrenøyaktighet: Automatiserer ordrebehandling og reduserer menneskelige feil som kan føre til feilforsendelser og kostbare returer
• Plukk, pakk og send raskere: Identifiserer det beste oppfyllelsessenteret med tilgjengelig lager, og effektiviserer prosessen for raskere levering
• Reduser fraktkostnader: Integrerer med populære fraktselskaper globalt, tilbyr forhåndsforhandlede rabattpriser og forenkler etiketutskrift
• Sentraliser kanaladministrasjon: Konsoliderer bestillinger fra alle kanaler i et dashbord, minimerer tapte eller dupliserte bestillinger og forbedrer kundeserviceresponstider
• Møt kundeforventninger: Gir innebygde sporingssider for ordreoppdateringer, forbedrer åpenhet og reduserer negative anmeldelser som følge av dårlig kommunikasjon
• Forhindre utsolgte varer og lagerprognose: Tilbyr omfattende data om salgstrender og populære produkter, og gjør nøyaktig lagerprognose mulig for å unngå overfylte lagre eller varer som er utsolgt.

Et OMS automatiserer prosessen med å velge den mest hensiktsmessige oppfyllelsesmetoden, noe som resulterer i raskere levering og mer kundetilfredshet.

Tanner Arnold, President og CEO, Revelation Machinery

Utfordringer med et OMS

Til tross for alle fordelene har et ordrestyringssystem også noen ulemper. Her er tre vanlige utfordringer som forhandlere møter:

• Integrasjon: Kompleks integrasjon med foreldede systemer kan føre til usynkroniserte data og forsinkelser.
• Skalerbarhet: Grunnleggende systemer støtter kanskje ikke vekst i bedriften og krever mer robuste løsninger for økte ordrevolumer og internasjonale transaksjoner.
• Tilpasning: Tilpasning til spesifikke forretningsprosesser kan være vanskelig og potensielt hindre effektiviteten. For eksempel kan produsenter av skreddersydde møbler slite med systemer som er dårlig utstyrt for komplekse tilpassede bestillinger.

Hvordan velge et OMS

Det er mange faktorer du bør vurdere når du velger et ordrestyringssystem, både når det gjelder hvilke arbeidsflyter systemet kan automatisere, og hvilke eksisterende plattformer det kan integreres med.

Her er en trinnvis prosess for å velge et OMS, inkludert hvilke funksjoner du bør se etter i plattformene som står på listen din.

1. Definer dine mål og prioriteringer

Som ved investering i enhver ny type programvare er det første steget i å finne riktig OMS å forstå hvilke behov systemet skal dekke. Hold et møte med interne interessenter for å avklare hvilke funksjoner som er helt nødvendige, og hvilke som er ønskelige, men ikke avgjørende.

I disse vurderingene er det viktig å ta hensyn til skalerbarhet og langsiktig planlegging. Planene dine for videre vekst spiller en sentral rolle i beslutningsprosessen. Ideelt sett bør du velge et OMS som kan vokse i takt med virksomheten din.

2. Utarbeide en forespørsel om et forslag (RFP)

Leverandører av ordrestyringsløsninger vil sende inn forslag som hjelper deg med å ta et informert valg. Målet med hvert forslag er å sikre at både du og leverandøren har en felles forståelse av de tekniske kravene og begrensningene i systemet du vurderer å implementere.

Forespørselen om forslag bør inneholde konkrete detaljer om hvordan du forventer at OMS skal fungere. Gi leverandørene følgende informasjon, slik at de kan tilpasse forslaget til virksomheten din:

• Ordrevolumer
• Antall SKU-er
• Eksisterende programvare eller maskinvare du bruker
• En tidslinje for systemanskaffelsesprosessen
• Detaljer om opplæring og aktivering

3. Evaluer dine alternativer

Det er lite sannsynlig at du finner den perfekte løsningen for virksomheten din ved første kontakt. Derfor bør du sette sammen en liste med fire til seks potensielle leverandører som kan vurderes nærmere. Ta kontakt med hver leverandør for å avtale en demonstrasjon eller en prøveperiode av løsningen deres.

Gjennom denne prosessen bør du vurdere hver OMS leverandør opp mot følgende sjekkliste for å sikre at du tar en riktig og velbegrunnet beslutning:

• Lar deres OMS deg eliminere manuelle prosesser, som å opprette innkjøpsordrer, gjennom arbeidsflytautomatisering?
• Lar det deg administrere salg på tvers av flere kanaler, valutaer og geografiske områder?
• Støtter det flere varehuslokasjoner?
• Gir det sanntids lageroppdateringer?
• Gir det rapportering og prognoser som lar deg bedre identifisere problemer og forutse endringer?
• Gir det tilgang til et API som lar deg innovere i ditt eget tempo?
• Støtter det innebygde og tredjeparts integrasjoner i det bredere forsyningskjede-økosystemet (dvs. regnskap, varehusstyring, oppfyllelse, 3PL, etc.)?
• Er plattformen statisk eller legger den kontinuerlig til ny funksjonalitet?

Det er lite sannsynlig at du finner en leverandør som passer hundre prosent. Det endelige valget vil derfor baseres på en rekke avveiinger.

Funksjoner alene bør ikke være det eneste utvalgskriteriet, siden du også må vurdere det samlede forretningsforholdet. Er leverandørens team hjelpsomt? Har de solid fagkompetanse? Videreutvikler de plattformen kontinuerlig for å gi kundene muligheter for vekst og utvidelse?

Det riktige OMS systemet for virksomheten din er det som oppfyller flest av disse kriteriene.

Finn det riktige OMS-et for bedriften din

Å velge et nytt OMS er ikke en beslutning å ta lett på. Det riktige har potensial til å spare tid, redusere kostnader og levere bedre opplevelser til kundene dine, opplevelser som overbeviser dem om å komme tilbake gang på gang.

Sett sammen listen din, evaluer om alternativene dine har de nødvendige funksjonene hele teamet ditt trenger, og be leverandører om veiledning for å implementere et OMS.

Det kan ta litt tid å bli vant til systemet. Men du vil snart se den positive effekten av å lagre alle ordrerelaterte data, automatisk oppfylle bestillinger og gi kunder sanntids fraktoppdateringer innenfor én sentralisert plattform.