Webshop beginnen: KVK-inschrijving nodig?

Je hebt uren gespendeerd aan je productomschrijvingen, je Shopify-template ziet er gelikt uit en de eerste test-bestellingen werkten goed. Maar dan komt het punt dat je idee ‘echt’ moet worden: de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK). Voor veel ondernemers voelt dit als een grote stap, maar het is vooral een mijlpaal om te vieren.

Inschrijven bij de KVK is namelijk meer dan alleen een wettelijke verplichting; het is je toegangsbewijs tot de wereld van het ondernemerschap. Met een KVK-nummer openen de deuren van groothandels zich, kun je zakelijke contracten afsluiten voor verzending en straal je direct meer vertrouwen uit naar je klanten. In dit artikel loodsen we je door het proces van een webshop beginnen en de KVK-inschrijving, zodat jij je kunt focussen op wat je echt leuk vindt: verkopen.

Wanneer ben je verplicht je in te schrijven?

Niet iedereen die iets online verkoopt, hoeft direct naar de Kamer van Koophandel te rennen. Verkoop je af en toe wat oude kleding op Vinted? Dan ben je een particuliere verkoper. Maar wanneer wordt die hobby een bedrijf? De KVK hanteert drie duidelijke criteria:

1. Je levert goederen of diensten.

2. Je vraagt hiervoor een commerciële vergoeding (je maakt winst).

3. Je neemt regelmatig deel aan het economisch verkeer.

Voor een Shopify-ondernemer betekent dit meestal dat, zodra je shop live staat voor het publiek en je marketing voert, je aan de bak moet. Er is een klein grijs gebied waarin je je webshop nog aan het bouwen bent, maar de vuistregel is: schrijf je in zodra je van plan bent om structureel omzet te gaan draaien. Wacht niet tot je eerste honderd bestellingen; juist in de startfase heb je dat KVK-nummer nodig om zakelijke kosten (zoals je Shopify-abonnement of voorraad) officieel op te voeren en de btw terug te vragen.

De voorbereiding: wat moet je regelen vóór je afspraak?

Voordat je de dichtstbijzijnde KVK-locatie binnenstapt, is het essentieel om je huiswerk goed op orde te hebben. Een goede voorbereiding zorgt er namelijk voor dat je inschrijving soepel verloopt en je niet voor verrassingen komt te staan bij de balie.

Bedrijfsnaam kiezen

Allereerst: je bedrijfsnaam. Check niet alleen of de domeinnaam nog vrij is, maar ook of de naam niet al in het KVK Handelsregister en het BOIP Merkenregister staat. Dat checken doe je gratis met deze online KVK-tool. Niets is vervelender dan een cease and desist-brief ontvangen in je eerste maand.

Rechtsvorm bepalen

Daarnaast moet je een rechtsvorm kiezen. Voor het overgrote deel van de startende webshoppers is de eenmanszaak de meest logische keuze. De populariteit van deze vorm zit hem in de eenvoud; je bent de enige eigenaar, de oprichtingskosten zijn laag en je profiteert van aantrekkelijke belastingvoordelen zoals de startersaftrek. Ben je benieuwd of dit voor jou de juiste weg is? Lees dan ons uitgebreide artikel over de keuze tussen een eenmanszaak of bv.

Wanneer je de sprong in het diepe niet alleen waagt, maar samen met een businesspartner, komt de Vof (Vennootschap onder firma) in beeld. In een Vof brengt iedere partner iets in, zoals kapitaal of expertise, en deel je samen in de winst en de risico’s. Naast deze bekende vormen zijn er in Nederland nog diverse andere rechtsvormen waaruit je kunt kiezen, zoals een maatschap of een bv. Wat je ook kiest, zorg dat je begrijpt wat de impact is op je persoonlijke aansprakelijkheid; bekijk ons overzicht van soorten bedrijven om te bepalen wat op dit moment het beste bij jouw groeiplannen past.

SBI-code kiezen

Een ander cruciaal punt is de SBI-code. De afkorting staat voor Standaard Bedrijfsindeling, een numerieke code die door de KVK en het CBS wordt gebruikt om je bedrijf precies te categoriseren. Je krijgt deze code niet zomaar toegewezen; je kiest hem zelf tijdens je inschrijving op basis van je bedrijfsactiviteiten. Voor webshops is dit meestal code 4791: detailhandel via postorder en internet.

De juiste omschrijving is belangrijk, omdat verzekeraars en banken hun risico-inschatting hierop baseren. Verkoop je bijvoorbeeld supplementen of elektronica? Zorg dan dat dit specifiek in je bedrijfsomschrijving staat om later gedoe met vergunningen of verzekeringen te voorkomen. Als je later besluit om naast je webshop ook fysieke workshops te geven of een eigen productielijn te starten, is het slim om je KVK-nummer te laten bijwerken met een extra SBI-code die deze nieuwe tak van sport dekt.

Het inschrijfproces stap voor stap

De inschrijving begint achter je laptop. Op de website van de KVK vul je vooraf een digitaal formulier in met je persoonlijke gegevens, je bedrijfsnaam en je activiteiten. Zodra dit is verstuurd, plan je een afspraak in bij een KVK-kantoor naar keuze.

Tijdens de fysieke afspraak (die meestal niet langer dan 15 minuten duurt) controleert een medewerker je legitimatiebewijs en doorlopen jullie samen de ingevulde gegevens. Heb je een webshop die je vanuit een huurpand of extern kantoor runt? Neem dan je huurcontract mee. Schrijf je je in op je huisadres? Dan is alleen je ID meestal voldoende. De kosten voor inschrijving bedragen een eenmalige vergoeding (rond de € 85), die je direct ter plekke per pin voldoet. Je loopt de deur uit met je KVK-nummer in de hand; je bent daarmee officieel ondernemer!

De koppeling met de Belastingdienst

Een veelgestelde vraag is: "Moet ik me ook apart aanmelden bij de Belastingdienst?" Het korte antwoord is: nee. De KVK geeft je gegevens automatisch door. Ongeveer een week na je inschrijving valt er een brief op de mat met je btw-identificatienummer (voor op je facturen en website) en je omzetbelastingnummer (voor je aangiftes).

Let bij de start goed op de Kleineondernemersregeling (KOR). Als je verwacht minder dan € 20.000 omzet per jaar te draaien, kun je kiezen voor een btw-vrijstelling. Dit klinkt aantrekkelijk omdat je geen btw-aangifte meer hoeft te doen, maar let op: je mag dan ook geen btw meer aftrekken over je inkopen en investeringen (zoals je laptop of Shopify-apps). Voor de meeste groeiende webshops is de KOR daarom vaak minder interessant dan het lijkt.

Administratieve zaken direct na inschrijving

Nu je officieel en legaal ondernemer bent, begint het echte werk. De inschrijving is het startschot; nu moet je de infrastructuur van je bedrijf inrichten om soepel te kunnen schalen zonder dat je verzuipt in de papierwinkel.

Stap 1: open een zakelijke bankrekening

Hoewel het voor een eenmanszaak wettelijk niet strikt verplicht is, is het zakelijk gezien een absolute must. Het scheiden van privé en zakelijk bespaart je uren werk bij de boekhouding en voorkomt fouten bij de belastingaangifte. Bovendien straalt een zakelijke rekening op naam van je bedrijf veel meer vertrouwen uit naar leveranciers. Voor je Shopify-store is dit essentieel: om bijvoorbeeld Shopify Payments correct te configureren, moet de naam op de bankrekening exact overeenkomen met de naam op je KVK-inschrijving. Zo zorg je ervoor dat je uitbetalingen zonder vertraging netjes op een aparte rekening binnenkomen.

Stap 2: Automatiseer je boekhouding

Je wilt je tijd besteden aan marketing en productontwikkeling, niet aan het handmatig overtypen van facturen. Gebruik daarom boekhoudsoftware zoals Moneybird of Exact die een directe koppeling heeft met Shopify. Door deze integratie worden je verkopen, btw-bedragen en klantgegevens automatisch ingeboekt. Dit verkleint de kans op fouten en geeft je realtime inzicht in je cashflow, wat essentieel is om te bepalen of je budget hebt voor die volgende grote voorraadinkoop.

Stap 3: Dek je risico’s af met de juiste verzekeringen

Onderschat de risico's van e-commerce niet. Een standaard particuliere aansprakelijkheidsverzekering dekt doorgaans geen zakelijke schade. Als een klant bijvoorbeeld een allergische reactie krijgt van een door jou verkocht verzorgingsproduct of als een elektronisch gadget kortsluiting veroorzaakt, wil je niet dat je privévermogen gevaar loopt.

• Een aansprakelijkheidsverzekering is essentieel bij schade aan personen of spullen van anderen.
  
• Een rechtsbijstandverzekering is onmisbaar wanneer je te maken krijgt met een lastige leverancier, een geschil over intellectueel eigendom of een conflict met een klant dat je niet zelfstandig kunt oplossen.

• Verzeker je ook tegen arbeidsongeschiktheid, omdat je als ondernemer geen automatisch vangnet hebt als je door ziekte tijdelijk niet kunt werken.

Inkoop en leveranciers: de deuren die nu opengaan

Met je KVK-nummer op zak verander je van een consument in een inkoper. Je kunt nu eindelijk accounts aanmaken bij professionele groothandels of platforms zoals Faire en Ankorstore. Hier koop je producten in tegen handelsprijzen die tot wel 50% lager kunnen liggen dan de consumentenprijs.

Ook fysieke inkoopcentra zoals Makro vereisen een KVK-uittreksel bij de entree. Voor dropshippers is het KVK-nummer eveneens essentieel: grote internationale leveranciers en tools zoals DSers werken vaak alleen met geregistreerde bedrijven. Bovendien kun je nu bij veel verzendpartijen (zoals PostNL of MyParcel) een zakelijk account aanmaken, waardoor je verzendlabels goedkoper worden naarmate je volume groeit.

Veelgemaakte fouten bij de KVK-inschrijving

Een veelvoorkomende fout is het te lang uitstellen van de inschrijving. Als je al maanden voorraad inkoopt zonder KVK-nummer, kun je de btw over die eerste investeringen soms lastiger terugvorderen. Een andere fout is het onderschatten van je privacy. Standaard is je vestigingsadres (vaak je huis) openbaar in het Handelsregister. Dit kan leiden tot ongewenste verkooptelefoontjes of post. Gelukkig kun je tegenwoordig je adres laten afschermen als je je inschrijft op je woonadres en geen fysieke winkel hebt, maar je moet hier bij de inschrijving wel specifiek naar vragen.

Denk ook na over de naamgeving. Je kunt je bedrijf inschrijven onder één naam (bijv. ‘Jansen E-commerce’) en vervolgens meerdere handelsnamen toevoegen voor verschillende webshops. Zo hoef je niet voor elke nieuwe niche-webshop opnieuw naar de KVK.