BTW is een onderwerp waar vrijwel iedere ondernemer in Nederland mee te maken krijgt. Of je nu net start met het versturen van facturen of al langere tijd actief bent, de regels rondom BTW blijven een vast onderdeel van het ondernemerschap. Toch zorgt het systeem regelmatig voor vragen. Welke bedragen moet je rekenen, wanneer moet je afdragen en wat wordt er precies van je verwacht door de Belastingdienst? Onzekerheid hierover kan leiden tot fouten, terwijl een goed begrip juist zorgt voor overzicht en rust in je financiële administratie.
In dit artikel leer je hoe BTW werkt voor bedrijven in Nederland, wat BTW is, hoe je het toepast op facturen, hoe je het verwerkt in je administratie en waar extra aandacht nodig is bij internationale transacties.
Wat is BTW en hoe voeg je het toe aan je facturen?
BTW, oftewel belasting over de toegevoegde waarde, is een verbruiksbelasting die wordt geheven op bijna alle goederen en diensten in Nederland. Als ondernemer fungeer je in feite als tussenpersoon: je rekent BTW aan een klant, int dit bedrag en draagt het later af aan de Belastingdienst. De uiteindelijke last ligt dus niet bij jou, maar bij de eindgebruiker.
Wanneer je een factuur opstelt, voeg je BTW toe boven op je verkoopprijs. Dat klinkt simpel, maar er zitten duidelijke regels aan vast. Een geldige factuur moet onder andere het BTW-bedrag, het toegepaste tarief en je BTW-identificatienummer bevatten. Ook moet duidelijk zijn of de genoemde prijs inclusief of exclusief BTW is.
De BTW wordt berekend over het totaalbedrag van je levering of dienst. Daaronder vallen ook bijkomende kosten zoals verzendkosten, administratiekosten of verpakkingskosten. Als je bijvoorbeeld een product verkoopt voor € 100 en € 10 verzendkosten rekent, dan wordt de BTW berekend over € 110.
Belangrijk om te weten is dat je alleen BTW mag rekenen als je ondernemer bent voor de BTW. Dat ben je meestal automatisch wanneer je een bedrijf start en je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. In sommige gevallen kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR), waarbij je geen BTW rekent en afdraagt.
Hoe verwerk je BTW in de administratie van je bedrijf?
Een goede BTW-administratie is geen luxe, maar een vereiste. Je administratie moet zo zijn ingericht dat je altijd kunt aantonen hoeveel BTW je hebt ontvangen en hoeveel BTW je zelf hebt betaald. Dat verschil bepaalt namelijk of je BTW moet afdragen of dat je iets terugkrijgt.
In de praktijk heb je te maken met twee soorten BTW: verschuldigde BTW en voorbelasting. Verschuldigde BTW is de BTW die je aan je klanten hebt gefactureerd. Voorbelasting is de BTW die andere ondernemers jou in rekening hebben gebracht, bijvoorbeeld op inkoopfacturen, huur, software-abonnementen of kantoorbenodigdheden.
Elke aangifteperiode, meestal per kwartaal, tel je alle ontvangen BTW bij elkaar op. Daarna trek je de betaalde BTW af. Is het saldo positief, dan betaal je dat bedrag aan de Belastingdienst. Is het saldo negatief, dan krijg je geld terug. Dit maakt BTW neutraal voor ondernemers, zolang je BTW-belaste prestaties levert.
Het is belangrijk om facturen correct en volledig te bewaren. Zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen moeten minimaal zeven jaar worden opgeslagen. Voor onroerend goed geldt zelfs een bewaarplicht van tien jaar. Digitale administratie is toegestaan, zolang de gegevens maar goed toegankelijk en controleerbaar zijn.
Verschillende BTW-tarieven in Nederland
Nederland kent meerdere BTW-tarieven. Het juiste tarief toepassen is cruciaal, want een fout kan je duur komen te staan. Het standaardtarief is het tarief dat je het meest zult gebruiken, maar zeker niet altijd. Dit zijn de BTW-tarieven die in Nederland worden gehandhaafd:
- Het hoge BTW-tarief bedraagt 21%. Dit geldt voor de meeste goederen en diensten, zoals elektronica, kleding, adviesdiensten, marketing, software-ontwikkeling en horeca (met uitzondering van bepaalde onderdelen). Als je twijfelt welk tarief je moet toepassen, is 21% meestal het veilige uitgangspunt.
- Het lage BTW-tarief bedraagt 9%. Dit tarief is bedoeld voor basisbehoeften en maatschappelijk wenselijke producten en diensten. Denk aan levensmiddelen, boeken, tijdschriften, kappersdiensten, fietsreparaties en toegang tot musea of theaters. Ook bepaalde diensten in de zorg en recreatie vallen hieronder.
- Het 0%-tarief klinkt alsof er geen BTW van toepassing is, maar juridisch ligt dat anders. Bij het 0%-tarief breng je wel BTW in rekening, maar tegen nul procent. Dit tarief wordt vooral gebruikt bij internationale handel, zoals leveringen naar andere EU-landen of export buiten de EU. Het grote voordeel is dat je wel recht houdt op aftrek van voorbelasting.
Naast deze tarieven zijn er ook vrijstellingen. Vrijgestelde prestaties zijn niet belast met BTW, maar je mag de betaalde BTW ook niet aftrekken. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde zorgdiensten, onderwijs, kinderopvang, verzekeringen en financiële diensten. Vrijgestelde BTW is dus iets anders dan een BTW-tarief van 0%.
Wat zijn de drempelbedragen voor BTW-registratie?
In Nederland bestaat geen algemene omzetgrens waaronder je geen BTW-registratie nodig hebt. In de meeste gevallen wordt van ondernemers verwacht dat zij zich vanaf het begin registreren bij de Kamer van Koophandel zodra zij belastbare goederen of diensten leveren. Toch zijn er enkele uitzonderingen en bijzondere regelingen, vooral relevant bij een lage omzet of wanneer je onderneming buiten Nederland is gevestigd.
Ondernemingen die in Nederland zijn gevestigd
Ben je gevestigd in Nederland en lever je goederen of diensten waar BTW op van toepassing is, dan heb je meestal meteen BTW-verplichtingen. Anders dan in sommige andere EU-landen geldt er geen minimale jaaromzet. De BTW-registratie gebeurt meestal automatisch bij je KvK-inschrijving. Op basis daarvan beoordeelt de Belastingdienst of je als BTW-ondernemer wordt aangemerkt en ontvang je een BTW-identificatienummer.
Een belangrijke uitzondering is de kleineondernemersregeling (KOR). Wanneer je jaarlijkse omzet niet hoger is dan € 20.000, kun je ervoor kiezen om aan deze regeling deel te nemen.
Bij deelname aan de KOR gelden de volgende gevolgen:
- Je rekent geen BTW over je verkopen.
- Je doet geen periodieke BTW-aangifte.
- Je mag geen BTW op zakelijke kosten aftrekken.
De KOR is vrijwillig. Sommige ondernemers en zelfstandigen kiezen ervoor om geen gebruik te maken van deze regeling, ook al voldoen zij aan de voorwaarden. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer zij vooral werken voor BTW-plichtige klanten die BTW-facturen verwachten.
Overschrijd je na deelname alsnog de omzetgrens, dan moet je je opnieuw registreren voor de BTW en vanaf dat moment BTW gaan berekenen en afdragen.
Buitenlandse ondernemingen die verkopen aan Nederlandse klanten
Voor ondernemingen buiten Nederland gelden andere regels, afhankelijk van de vestigingsplaats en het type verkoop.
Is je bedrijf gevestigd in een ander EU-land en verkoop je aan Nederlandse consumenten, dan mag je in eerste instantie je lokale BTW toepassen zolang je totale internationale B2C-omzet binnen de EU onder de € 10.000 per kalenderjaar blijft. Zodra deze grens wordt overschreden, moet je het BTW-tarief van het land van de klant toepassen, in dit geval Nederland. Je kunt je dan registreren voor Nederlandse BTW of gebruikmaken van het One Stop Shop-systeem (OSS) om deze verkopen centraal te rapporteren.
Voor ondernemingen buiten de EU geldt geen omzetdrempel. Verkoop je goederen of diensten aan Nederlandse klanten, dan ontstaat er direct een BTW-registratieplicht. Heeft je onderneming geen vaste inrichting in Nederland, dan registreer je je rechtstreeks bij de Belastingdienst.
Hoe pas je BTW toe bij internationale transacties?
Zodra je als Nederlands bedrijf internationale zaken doet, wordt BTW iets ingewikkelder. De regels hangen af van waar je klant is gevestigd, of het een bedrijf of consument is en wat je precies levert. Toch zijn er duidelijke hoofdlijnen die houvast kunnen geven.
Verkoop van goederen en diensten aan bedrijven binnen de EU
Lever je goederen of diensten aan een bedrijf binnen de EU, dan geldt meestal de verleggingsregeling. Dit betekent dat je geen Nederlandse BTW in rekening brengt, maar de BTW verlegt naar de afnemer. Op de factuur vermeld je “BTW verlegd” en het BTW-nummer van je klant. De klant geeft de BTW aan in het eigen land. Jij vermeldt deze transactie in je ICP-opgave.
Bij diensten aan EU-bedrijven geldt in veel gevallen dezelfde regel, vooral bij digitale, zakelijke en adviesdiensten. De plaats van dienst is dan het land van de afnemer. Ook hier geldt: geen BTW rekenen, wel correct administreren.
Verkoop van goederen en diensten aan consumenten binnen de EU
Verkoop je aan consumenten binnen de EU, dan ligt het anders. Voor goederen gelden afstandsverkoopregels en drempelbedragen. Sinds de invoering van het One Stop Shop-systeem (OSS) kun je buitenlandse BTW aangeven via één loket. Voor digitale diensten aan consumenten geldt vrijwel altijd dat je BTW rekent volgens het tarief van het land van de klant.
Verkoop van goederen en diensten buiten de EU
Bij handel met landen buiten de EU, zoals de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk, is vaak sprake van export. Export van goederen is belast tegen 0% BTW, mits je kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bij diensten hangt het af van de aard van de dienst en de locatie van de afnemer.
Het is verstandig om bij internationale transacties extra zorgvuldig te zijn. Eén fout kan betekenen dat je in meerdere landen belastingplichtig wordt. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of een BTW-specialist.
Veelgestelde vragen over BTW in Nederland
Moet je altijd BTW rekenen als ondernemer?
Nee, je hoeft niet altijd BTW te rekenen. Onderwijs, kinderopvang, verzekeringen en bepaalde zorgdiensten zijn vrijgesteld van BTW. Lever je uitsluitend vrijgestelde prestaties, dan reken je geen BTW en mag je ook geen BTW op kosten aftrekken. Daarnaast kun je als kleine ondernemer kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Daarmee breng je geen BTW in rekening aan klanten, maar verlies je ook het recht op aftrek van voorbelasting.
Hoe vaak moet je BTW-aangifte doen?
De meeste ondernemers doen elk kwartaal BTW-aangifte, maar dat is niet altijd het geval. Wanneer je net start, bepaalt de Belastingdienst meestal automatisch je aangifteperiode. Soms moet je maandelijks aangifte doen, bijvoorbeeld als je veel BTW terugkrijgt of internationale handel drijft.
Mag je BTW aftrekken op alle zakelijke kosten?
In principe mag je BTW aftrekken op kosten die direct verband houden met je belaste bedrijfsactiviteiten. Denk aan kantoorbenodigdheden, software, zakelijke abonnementen en inkoop van goederen voor verkoop. Voor relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven bepaalde drempelbedragen kan de aftrek beperkt zijn. Daarnaast mag je geen BTW aftrekken op kosten die betrekking hebben op vrijgestelde prestaties.
Wat gebeurt er als je een fout maakt in de BTW-aangifte?
Ontdek je een fout nadat je aangifte hebt gedaan, dan kun je deze corrigeren via een suppletieaangifte. Daarmee geef je aan wat er verkeerd is gegaan en wat de juiste bedragen zijn. Kleine correcties mag je soms verwerken in een volgende aangifte, maar grotere afwijkingen moet je altijd apart melden.
