Integrazione ERP: cos’è e come funziona

La pianificazione delle risorse aziendali (ERP) non è più solo un sistema di back-office, ma la spina dorsale delle imprese moderne, dall'ecommerce alla finanza e alle operazioni.

L'ERP si riferisce ai software e ai sistemi che collegano tutti i processi aziendali: finanza, produzione, supply chain, vendite, acquisti, risorse umane ed esperienza del cliente. A un livello basilare, l'ERP integra questi processi in un unico sistema.

Un ERP non può essere utilizzato immediatamente. Deve essere integrato con le strutture e gli obiettivi di un'azienda. Riunisce diversi tipi di dati, da quelli finanziari a quelli logistici fino ai dati relativi alle risorse umane, a supporto della pianificazione e delle operazioni a livello aziendale.

Avere un ERP centralizzato è fondamentale per un'impresa, soprattutto se gestisce canali ecommerce e B2B complessi. Le integrazioni che scegli riflettono direttamente il tuo successo. In questa guida, avrai una panoramica approfondita sui fondamenti dell'integrazione ERP, su come scegliere il metodo di integrazione giusto e su come puoi iniziare a costruire il tuo sistema ERP oggi stesso.

Che cos'è un'integrazione ERP?

L'integrazione ERP è il processo di collegamento di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali con altre applicazioni software, database o sistemi esterni. Consente un flusso di dati affidabile, sincronizzazione e automazione tra diverse funzioni aziendali. Questo, a sua volta, migliora l'efficienza, la visibilità e le capacità decisionali all'interno di un'organizzazione.

In parole semplici, è un modo per automatizzare i processi aziendali e migliorare la produttività in tutta l'impresa. L'integrazione ERP aiuta a creare un'unica fonte di verità nella tua azienda, il che significa che le informazioni rilevanti possono essere condivise rapidamente e facilmente tra i dipartimenti.

A un livello generale, un'integrazione ERP collega tre elementi:

• Funzioni aziendali (come HR, finanza, supply chain, ecommerce)
• Gli strumenti che spostano i dati (come API o middleware)
• Il metodo di integrazione scelto (personalizzato, nativo, iPaaS e altro)

La maggior parte delle integrazioni si basa su aggiornamenti basati su eventi, come un ordine o un nuovo record di un dipendente. Quando un sistema viene aggiornato, un altro sistema viene notificato e si aggiorna automaticamente. Questo evita ai team di dover reinserire i dati o riconciliare record non corrispondenti.

Ogni metodo di integrazione gestisce il movimento dei dati in modo diverso: alcuni aggiornano le informazioni in tempo reale, mentre altri si sincronizzano secondo una pianificazione prestabilita. La scelta dell'approccio giusto influisce su accuratezza, velocità e manutenzione a lungo termine. I metodi di integrazione più comuni includono:

• Integrazioni personalizzate, che si riferiscono a un'azienda che costruisce la propria integrazione di base. I programmatori possono abbinare il codice API di un software con il sistema ERP con cui vogliono integrarsi. Tali integrazioni richiedono risorse tecniche e tempo.
• Integrazioni native o fornite dal fornitore, che si riferiscono a integrazioni pronte all'uso che consentono di collegare applicazioni specifiche. Ad esempio, molti strumenti oggi si collegano direttamente a Shopify. Tali integrazioni coprono casi d'uso popolari e di solito non prevedono costi di abbonamento aggiuntivi.
• Piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS), che è una soluzione basata su cloud che costruisce e distribuisce integrazioni. Con iPaaS, le organizzazioni possono creare flussi di lavoro che collegano applicazioni basate su cloud e distribuirli senza installare o gestire hardware.

Le aziende ecommerce possono utilizzare un ERP per automatizzare il processo dall'ordine all'evasione. Ad esempio, se integri NetSuite in un negozio Shopify, potresti automaticamente portare ordini e dati dei clienti da Shopify a NetSuite al momento del checkout. Potresti anche utilizzare un connettore per inviare informazioni a un partner logistico di terze parti (3PL).

Ciò può aiutare le aziende a evadere gli ordini più rapidamente e aumentare l'evasione degli ordini sul sito web nell'arco di una stessa giornata. Pensa a quante ore di lavoro potresti risparmiare al mese.

Senza un'integrazione ERP, l'azienda dovrebbe aggiornare manualmente i conteggi dell'inventario nel proprio sistema ERP e nell'applicazione ecommerce. Con l'aumento del volume delle vendite e l'espansione dell'inventario, i processi operativi inefficienti e laboriosi sono difficili da scalare.

Altri flussi di lavoro aziendali come la gestione delle scorte, gli acquisti, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e le informazioni su vendite e pagamenti sono anch'essi integrati in un ERP. Se c'è un approccio isolato o frammentato, ci sarà incoerenza all'interno dell'azienda.

Le integrazioni ERP supportano anche flussi di lavoro al di fuori dell'ecommerce, come la sincronizzazione di sistemi HR, finanza o supply chain, in modo che i team si affidino agli stessi dati coerenti in tutta l'azienda.

Questo è l'aspetto più importante dell'integrazione ERP. Che tu sia B2B, B2C o DTC, man mano che la tua azienda cresce, aumenta anche la complessità delle tue operazioni. Finisci per richiedere più di quanto possano fornire soluzioni disconnesse e isolate.

Vantaggi dell'integrazione ERP

Le integrazioni ERP offrono alla tua azienda una panoramica in tempo reale delle operazioni collegando i dati relativi a inventario, finanza, evasione e canali dei clienti. Con informazioni centralizzate e accurate, i team possono agire più rapidamente, ridurre gli errori e scalare in modo più efficiente.

Esaminiamo alcuni dei principali vantaggi dell'integrazione ERP.

Aggiornamento dei sistemi legacy

Nell'attuale ambiente aziendale competitivo, le organizzazioni scoprono di non avere altra scelta che implementare un sistema ERP moderno.

Il software acquistato anni fa potrebbe non supportare più il modello di business dell'azienda e può ostacolare l'innovazione. Ecco perché nel 2024 l'ERP cloud ha catturato il 65% dei ricavi ERP globali. Più denaro sta confluendo nel cloud per un'implementazione più rapida, aggiornamenti continui da parte dei fornitori e integrazioni più semplici.

Un brand di commercio aziendale potrebbe espandere la propria attività a livello globale o necessitare di procedure interne più dettagliate. Per questi sviluppi, un sistema legacy può rivelarsi inefficace. Se le aziende vogliono ottenere un vantaggio competitivo, devono avere accesso a informazioni in tempo reale. Queste informazioni sono importanti se desideri migliorare l'esperienza del cliente o ottimizzare la tua supply chain.

Ad esempio, se gestisci l'inventario tramite un sistema legacy, potrebbe non integrarsi con altri sistemi. Ciò può complicare la conferma e la programmazione degli ordini perché non c'è modo di sapere se ci sono abbastanza scorte disponibili per effettuare un ordine. Può causare problemi nella supply chain poiché gli acquirenti non possono sempre riordinare l'inventario e altro ancora.

Le integrazioni ERP moderne hanno capacità avanzate che possono fornire analisi che ti aiutano a ottimizzare la gestione dell'inventario e migliorare l'esperienza del cliente non esaurendo mai le scorte. Molti fornitori ERP effettuano anche diversi aggiornamenti all'anno, quindi potrai aggiornare costantemente il tuo sistema e vedere miglioramenti aziendali correlati.

Dati centralizzati

Le integrazioni ERP rendono possibile centralizzare i dati aziendali e migliorare la comunicazione in tutta l'azienda. Aiutano a creare un hub centrale dove tutti i dipartimenti possono accedere a dati in tempo reale e sfruttare soluzioni flessibili e agili in un ambiente in continua evoluzione.

In assenza di un sistema ERP, ogni dipartimento ha i propri registri e database. I team possono caricare dati e creare report e condividerli tra diversi gruppi. Ma se ci sono dati duplicati, devono confermare l'integrità dei dati, il che aumenta la mole di lavoro e i grattacapi per tutti. I sistemi legacy spesso si affidano a una singola persona o team per gestire le richieste di dati, il che può rapidamente diventare opprimente man mano che l'azienda cresce.

Avere molti dati è una cosa, ma avere dati accurati e poter accedere, analizzare e agire su di essi è un'altra. Le integrazioni ERP ti aiutano a costruire framework eticamente responsabili e sicuri per gestire e utilizzare i dati nella tua azienda.

Processi automatizzati

Le integrazioni ERP semplificano la vita delle organizzazioni che gestiscono enormi quantità di dati ogni minuto.

Queste integrazioni facilitano lo scambio bidirezionale e automatizzato di dati tra i tuoi sistemi e le tue app, eliminando il rischio di incorrere in costosi errori umani. L'automazione può essere utilizzata in numerosi punti di contatto per semplificare i processi aziendali.

Le seguenti attività possono essere trasferite tra i sistemi per creare un sistema ERP intelligente:

• Informazioni sugli ordini
• Dati dei clienti
• Dettagli di spedizione
• Sistemi contabili
• Informazioni su prodotti e prezzi
• Conteggi dell'inventario
• Ordini di acquisto

Una volta che i dati fluiscono liberamente, l'automazione intelligente anticipa ciò che verrà dopo. Se combinato con l'IA e il machine learning, l'automazione ERP può imparare dalle tendenze di acquisto per prevedere la domanda e ottimizzare i livelli di stock, in modo da avere esattamente ciò di cui hai bisogno per soddisfare la domanda. Può anche avvisarti quando si verificano irregolarità nella tua supply chain.

L'ERP aiuta a colmare i silos aziendali e funzionali, ma l'automazione aiuta a scalare l'innovazione. Se combinato con tecnologie come l'IA e il cloud, l'ERP offre possibilità quasi illimitate per migliorare i processi aziendali.

Esperienze migliori per i clienti

Un'ottima esperienza del cliente è stata al centro dell'attenzione per un po' di tempo.

Tuttavia, soddisfare le esigenze uniche di un cliente su un solo canale non è sufficiente per mantenere un vantaggio competitivo. Le aziende devono comprendere e creare esperienze per il cliente olistiche e omnicanale.

Le integrazioni ERP possono aiutare le aziende ad acquisire una profonda comprensione delle preferenze e degli interessi dei clienti. Le aziende con un'integrazione ERP per l'ecommerce, ad esempio, possono accedere a tutti gli strumenti giusti per entrare nel mercato più rapidamente e migliorare l'esperienza del cliente.

L'ERP può anche trasferire dati chiave dei clienti in strumenti CRM e di marketing, ad esempio attivando avvisi personalizzati di ritorno in stock, offerte personalizzate o campagne di retention mirate, aiutando i brand a servire i clienti in modo coerente su ogni punto di contatto.

Il modo in cui le aziende utilizzano le integrazioni ERP per il coinvolgimento dei clienti determinerà il successo di un brand negli anni a venire. Le aziende che utilizzano i sistemi ERP per un coinvolgimento intelligente dei clienti avranno successo.

Problematiche e rischi comuni dell'integrazione ERP

I sistemi ERP sono progettati per automatizzare i processi aziendali e migliorare l'efficienza, ma integrarli con altri strumenti aziendali può introdurre nuove sfide. I problemi di integrazione rientrano tipicamente in tre aree: finanziaria, sicurezza e operativa. Ecco alcune problematiche comuni affrontate durante l'integrazione ERP.

• Superamento del budget
• Connessioni non sicure
• Complessità

Superamento del budget

Molti progetti di integrazione ERP riportano significativi sforamenti dei costi, soprattutto quando l'ambito si espande o le personalizzazioni sono pesanti. Inoltre, molte aziende sottovalutano i costi secondari (migrazione dei dati, formazione, integrazioni), che possono spingere i costi totali oltre le tariffe di licenza.

Per rimanere in carreggiata, i team hanno bisogno di requisiti chiari, tempistiche realistiche e l'approccio di integrazione giusto per gestire l'ambito ed evitare complessità non necessarie.

I migliori partner ERP possono aiutare a definire i requisiti, stabilire obiettivi chiari, gestire le tempistiche e guidare il tuo team attraverso un'implementazione di successo.

Connessioni non sicure

Il tuo sistema ERP ospita le informazioni aziendali più importanti, inclusi dati sensibili dei clienti e informazioni riservate. Devono essere protetti con lo stesso rigore che applichi ai tuoi dati finanziari.

Aggiungere ulteriore complessità al tuo sistema tramite integrazione ERP aumenta le probabilità di connessioni non sicure, il che espone la tua organizzazione a un livello di minaccia più elevato quando gli hacker informatici prendono di mira il software ERP.

Mentre le aziende corrono per collegare i sistemi, gli attacchi API sono esplosi, con 150 miliardi registrati solo tra gennaio 2023 e dicembre 2024. Anche gli incidenti ransomware che coinvolgono i principali sistemi ERP sono aumentati del 400% dal 2021. Una connessione non sicura può aprire la porta al furto di dati e compromettere la supply chain, esponendo l'intera rete.

Per proteggere il tuo ecosistema ERP, considera queste quattro strategie:

• Applica la crittografia ovunque. Che i dati siano in transito o a riposo, la crittografia li rende inutili per i malintenzionati se intercettati.
• Modernizza l'autenticazione. Abbandona le chiavi API statiche per standard come OAuth 2.0 e OpenID Connect, in modo che solo app ed entità verificate possano accedere al tuo sistema.
• Limita i privilegi. Implementa il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC). Un'integrazione per l'inventario, ad esempio, non ha motivo di accedere ai dati del libro paga.
• Verifica regolarmente. Con il costo medio di una violazione dei dati che raggiunge quasi 5 milioni di dollari, le verifiche regolari proteggono sia i tuoi dati che i tuoi profitti.

Le integrazioni personalizzate possono introdurre più rischi e costi di manutenzione, quindi è meglio riservarle a sistemi di nicchia che non hanno alternative. Il Programma ERP Globale di Shopify offre app certificate, tra cui Microsoft Dynamics 365, NetSuite e Acumatica, che vengono sottoposte a una revisione di 100 checkpoint che copre sicurezza e prestazioni prima della pubblicazione.

 

I partner ERP supportano funzionalità di sicurezza di livello aziendale come il single sign-on (SSO) basato su SAML per il personale e i flussi OAuth 2.0 per lo scambio di dati. Scegliendo un partner ERP globale verificato, erediti un framework di sicurezza che protegge i tuoi dati dal primo giorno.

Complessità

Le implementazioni tendono inoltre a richiedere più tempo del previsto. I fallimenti sono spesso il risultato di comunicazione e pianificazione inadeguate.

Le aziende devono spesso affrontare:

• Resistenza interna ai nuovi sistemi
• Problemi di integrazione software aziendale
• Scarsa qualità dei dati

Le persone devono essere formate per utilizzare i sistemi correttamente. L'adozione e l'abilitazione interne sono fondamentali. Le implementazioni possono fallire dopo il lancio se non c'è un campione interno o una documentazione adeguata del flusso di lavoro. Devono anche capire per quale motivo sia stato introdotto un cambiamento nel loro processo operativo, così da rimanere motivati ad imparare a utilizzare il sistema.

Le aziende che hanno un piano chiaro per l'integrazione ERP e una comprensione delle proprie esigenze possono evitare di entrare a far parte delle statistiche legate al fallimento delle integrazioni ERP.

Tipi di integrazioni ERP

Il tipo di integrazione ERP che scegli dipende dalle tue risorse IT e dalle esigenze aziendali specifiche.

• Ecommerce
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
• Business intelligence (BI)
• Risorse umane
• Gestione dei progetti

Ecommerce

L'integrazione ecommerce comporta il collegamento del tuo sistema ecommerce (come Shopify) con una soluzione ERP basata su cloud. Insieme, aiutano ad espandere la funzionalità del tuo negozio ecommerce e a creare migliori esperienze di acquisto per i clienti.

I dati, compresi lead, clienti, ordini, tempi di spedizione, tasse e supporto clienti, vengono tutti tracciati attraverso un'integrazione ERP per l'ecommerce. L'obiettivo dell'integrazione è rendere i dati disponibili a tutti all'interno dell'organizzazione che gestisce il negozio ecommerce.

I vantaggi includono:

• Dati front-end accurati e rilevanti disponibili in tutti i dipartimenti
• Conteggi dell'inventario in tempo reale sia nel front-end che nel back-end
• Opzioni di prezzo dinamiche e specifiche per il cliente
• Audit finanziari automatizzati

Ci sono diversi modi per integrare un ERP con la tua piattaforma ecommerce:

• Utilizzare l'API delle soluzioni ecommerce da solo e personalizzare il sistema. Tuttavia, sei completamente responsabile della sua gestione.
• Utilizzare una soluzione di terze parti, pronta all'uso. Se hai bisogno di personalizzazioni, dovrai pagarle e fare affidamento su un altro team per completarle.
• Utilizzare un sistema ERP con un'integrazione nativa nella tua piattaforma ecommerce. Un ERP con integrazioni native, come Shopify-NetSuite, è l'opzione più flessibile. L'azienda ERP crea un'integrazione nativa nel sistema ecommerce. È abbastanza agile da soddisfare le esigenze di un'organizzazione e può adattarsi alle richieste del mercato.

I brand di ecommerce possono anche integrarsi con diverse piattaforme per migliorare l'efficienza e il risparmio sui costi, tra cui:

• Gestione del ciclo di vita del prodotto
• Gestione della catena di approvvigionamento
• Sistemi di gestione del magazzino (WMS)

Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Ogni azienda dovrebbe avere un modo standardizzato per gestire lead e clienti. I sistemi CRM gestiscono i dati dei clienti come acquisti e informazioni di contatto, che possono essere utilizzati dai team di vendita e marketing. Le aziende utilizzano questi dati per ottenere migliori informazioni sui clienti e prendere decisioni informate quando si tratta di interagire con loro.

Che si tratti di dati di vendita, supporto, marketing o acquirenti, un'integrazione CRM assicura che la tua azienda avrà tutto ciò di cui ha bisogno in un unico posto. Utilizza questi dati per creare esperienze che migliorano le relazioni con i clienti.

Business intelligence (BI)

Il software di business intelligence (BI) è progettato per recuperare, analizzare e riportare dati. Il software BI è importante per le aziende che stanno attraversando una trasformazione digitale perché fornisce visibilità sui dati di un'azienda. Compila e visualizza facilmente i dati in modo che gli stakeholder possano scoprire nuove intuizioni e agire su di esse per migliorare il loro risultato finale.

In alcuni casi, una funzione BI può essere integrata nel tuo sistema ERP. Ma spesso la funzionalità non è sufficientemente potente per le organizzazioni che ricevono enormi quantità di dati quotidianamente.

Quando un'azienda collega un sistema BI di terze parti con un ERP integrato, queste intuizioni diventano facilmente accessibili a qualsiasi dipendente autorizzato. Ottengono inoltre accesso a report avanzati che aiutano un'azienda a sfruttare al massimo ogni dato che riceve.

Risorse umane

Nessun altro dipartimento ha più compiti di back-end delle risorse umane. Tra stipendi, reclutamento, valutazioni e offerte di lavoro, gestire i dati HR può diventare rapidamente opprimente. Gestire in modo errato i dati sensibili delle risorse umane è costoso e rappresenta una minaccia per la sicurezza di qualsiasi azienda.

Un modulo HR nel tuo ERP aiuta a gestire, digitalizzare e automatizzare i processi del dipartimento HR. Alcuni vantaggi includono:

• Archiviazione e gestione sicura dei database di base dei dipendenti
• Gestione semplificata di stipendi e compensi
• Migliore gestione di tempo e presenze
• Migliore formazione e sviluppo dei dipendenti

Considera il processo di onboarding. Con l'integrazione giusta, aggiungere un nuovo assunto in BambooHR si sincronizza istantaneamente con il tuo ERP. Quell'azione attiva la configurazione del libro paga, iscrive il dipendente ai benefit e comunica all'IT di fornire l'attrezzatura. I dati fluiscono dove devono andare senza un singolo passaggio manuale.

Le aziende possono inoltre essere creative con il loro modulo HR ERP. Possono inviare sondaggi sul lavoro per valutare i livelli di soddisfazione dei dipendenti, configurare report automatici e implementare e comprendere facilmente le valutazioni delle prestazioni in tutta l'organizzazione.

Gestione dei progetti

Come il software BI, alcuni sistemi ERP possono includere soluzioni di gestione dei progetti. Tuttavia, molte aziende che iniziano a costruire i propri sistemi ERP utilizzano già software di gestione dei progetti più complessi. Vedere lo stato dei progetti nel tuo ERP è utile per diversi motivi:

• Puoi determinare i costi del progetto.
• Puoi vedere aggiornamenti e processi del progetto.
• Puoi capire se le metodologie di progetto funzionano o meno.
• Puoi collaborare con i dipartimenti HR e del libro paga.

Quando crei un modulo di gestione dei progetti nel tuo ERP, chiunque può vedere chi sta lavorando a cosa e quando sarà consegnato. Comprendere questi flussi di lavoro incoraggia la responsabilità tra i dipartimenti e può aiutare le aziende a risolvere piccoli problemi di progetto prima che diventino grandi problemi.

Come scegliere il metodo di integrazione ERP giusto

L'azienda media funziona con circa 897 applicazioni, con il 45% che ne riporta 1.000 o più. In passato, gestirle era un compito dell'IT. Ma man mano che i dati sono diventati più importanti, i consigli di amministrazione sono diventati più coinvolti.

Scegliere il metodo di integrazione sbagliato può portare a un codice fragile che si rompe ad ogni aggiornamento. È anche citato come un ostacolo per implementare l'IA in modo efficace, un problema che è in primo piano nella maggior parte delle organizzazioni in questo momento, poiché il 93% prevede di introdurre agenti autonomi entro i prossimi due anni.

Ci sono alcuni metodi di integrazione principali tra cui scegliere: build personalizzate, connettori nativi, piattaforme iPaaS, enterprise service bus (ESB) ed ETL (extract, transform, load). L'approccio giusto dipende dai tuoi sistemi, dal team e dagli obiettivi a lungo termine.

Confronto dei metodi di integrazione

Criteri di valutazione

La tua azienda avrà requisiti specifici per l'integrazione. Quando selezioni un metodo, considera i seguenti criteri:

• Maturità tecnica: hai un team di ingegneria interno per mantenere script personalizzati (personalizzato/ESB), o hai bisogno di una soluzione che gli analisti aziendali possano gestire (nativo/iPaaS)?
• Complessità del sistema: se stai collegando una coppia come Shopify e NetSuite, le integrazioni native sono semplici e facili. Se stai gestendo flussi tra dozzine di app, la piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS) è una soluzione scalabile per gestire tutti quegli endpoint.
• Esigenze di latenza dei dati: i dati in tempo reale sono lo standard d'oro oggi. Se vuoi che l'inventario si aggiorni nel momento in cui viene effettuato un ordine, hai bisogno di iPaaS o integrazione nativa. Se vuoi semplicemente report di vendita di fine giornata, l'ETL basato su batch è più conveniente.
• Numero di sistemi o endpoint: più sistemi di solito richiedono un approccio costruito per la scalabilità, come iPaaS.
• Esigenze di sicurezza e conformità: i settori regolamentati potrebbero aver bisogno di metodi di integrazione con controlli di accesso più forti.
• Scalabilità futura: scegli un approccio che possa supportare nuove app e volumi di dati più elevati per evitare importanti reinvestimenti in progetti futuri.
• Costo totale di proprietà (TCO): l'integrazione ERP comporta costi oltre la tariffa di licenza. Le build personalizzate evitano le tariffe di abbonamento, ad esempio, ma sono costose da mantenere. Le integrazioni native riducono i costi operativi e aprono la strada al commercio unificato, così puoi gestire DTC, B2B e punto vendita (POS) da un unico flusso di dati. Eviti di dover mantenere pipeline separate per ogni canale.

Il vantaggio Shopify

Se vuoi evitare la complessità delle build personalizzate, il Programma ERP Globale di Shopify è un ottimo punto di partenza per la maggior parte dei brand. Collegati al tuo ERP tramite app verificate e implementa flussi di dati in tempo reale senza personalizzazioni.

Un'importante società di consulenza indipendente mostra che il TCO di Shopify supera la concorrenza.

Da quella ricerca, abbiamo progettato un calcolatore facile per confrontare il TCO.

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Come integrare un ERP con le operazioni software esistenti

Il termine integrazione ha molti significati nell'ecommerce. Due sistemi con solide interfacce di programmazione delle applicazioni (API) dovrebbero essere in grado di comunicare tra loro o essere integrati. Spesso, quando qualcuno si riferisce all'integrazione, si riferisce a un connettore pre-costruito. Queste connessioni hanno nomi diversi a seconda del software host; ad esempio, Shopify le chiama app.

Una strategia di integrazione sempre più popolare è nota come piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS). Questo è un approccio basato su cloud che consente alle app di sincronizzarsi più rapidamente e facilmente. Non richiede codifica e può collegare i sistemi ERP ai prodotti software-as-a-service (SaaS).

Prima di scegliere un metodo, è utile comprendere alcuni meccanismi pratici.

Comprendere gli strumenti di integrazione ERP

Le integrazioni ERP sono gestite attraverso quattro elementi principali:

• API: i punti di connessione che consentono alle app di comunicare tra loro. Vengono utilizzate per trasferire dati in tempo reale, come inviare un ordine al tuo ERP istantaneamente.
• Middleware: il traduttore che si trova tra le app per collegare protocolli e formati di dati. È meglio utilizzato per collegare sistemi misti in cui hai bisogno di un hub centrale per gestire il routing senza ricablare le tue app.
• iPaaS: una suite basata su cloud che ti consente di collegare più app utilizzando strumenti low-code. È lo standard per i brand per mantenere sincronizzati i loro sistemi ERP, CRM e WMS.
• ETL: ETL elabora i dati in batch e non opera in tempo reale. Usalo per estrarre grandi quantità di dati storici in un warehouse per l'analisi, invece che per le operazioni quotidiane.

Molte di queste app, o connettori pre-costruiti, esistono su una piattaforma iPaaS. Pronte all'uso, sono progettate per avviare un'integrazione in cui una percentuale di lavoro tra il 50% e il 90% è già fatto. Spesso richiedono alcune modifiche da parte di uno sviluppatore o di un partner di integrazione per completare l'integrazione.

Per integrare un ERP con un sistema utilizzando un integratore iPaaS, dovrai:

• Configurare il token API per il tuo ERP e altri sistemi che intendi integrare.
• Creare flussi che definiscono le interazioni tra il tuo ERP e altre applicazioni. Questo coprirà come l'integrazione trasferirà i dati e come le operazioni CRUD (create, update o delete) verranno eseguite.
• Configurare le connessioni pipe nei sistemi connessi.
• Impostare mapping e modificatori. Ad esempio, puoi aggiungere un nuovo cliente a contatti specifici nel tuo CRM, poi sincronizzare l'etichetta con il tuo software di email marketing per avviare una campagna di benvenuto.
• Impostare il tuo programma di sincronizzazione e frequenza. Se desideri una sincronizzazione in tempo reale, dovrai assicurarti che il sistema ERP e le altre applicazioni stiano scambiando automaticamente dati aggiornati.

I partner di integrazione di Shopify sono spesso indicati come "partner iPaaS" perché molti connettori pre-costruiti sono ospitati sull'ambiente cloud del partner. La maggior parte delle offerte iPaaS include mappe e trasformazioni per accelerare lo sviluppo di flussi di integrazione e regole aziendali per definire le interazioni.

Ad esempio, un negozio Shopify può installare l'app ERP NetSuite di Shopify e trasferire dati a NetSuite. Poi un team di implementazione di NetSuite o un partner certificato NetSuite può aggiungere personalizzazioni all'implementazione di NetSuite.

Migliori pratiche per l'integrazione del sistema ERP

Che sia la tua prima integrazione ERP o la quindicesima, tieni a mente le seguenti migliori pratiche.

Avere un piano di integrazione in atto

Prima di considerare l'integrazione di un ERP, crea un piano con il tuo team. Fai in modo che una persona che comprende i tuoi obiettivi aziendali e i processi interni guidi il progetto. Lavora con le parti interessate per pianificare eventuali ostacoli che potrebbero sorgere.

Quando crei il tuo piano, pensa a:

• Perché vuoi integrare il tuo negozio con il tuo sistema ERP
• Quali informazioni vuoi inviare dal negozio all'ERP
• Quali informazioni vuoi inviare dall'ERP al negozio
• Dove si trovano le lacune nei tuoi dati di inventario
• Quali altri sistemi come la gestione del magazzino o 3PL devono essere integrati e come funzionerà l'integrazione

Pianificare aiuterà a implementare un'integrazione fluida e ridurre le possibilità di diventare una statistica di fallimento.

Informare i dipendenti, i partner e i fornitori del cambiamento

Le aziende che utilizzano sistemi legacy più vecchi incontreranno probabilmente alcuni cambiamenti e resistenze durante l'integrazione di un ERP. I processi aziendali, i ruoli e altre cose centrali al funzionamento di un'azienda potrebbero essere influenzati, quindi aspettati qualche resistenza o ostacolo che potrebbe accompagnare qualsiasi cambiamento organizzativo.

Anche quelle organizzazioni che utilizzano sistemi ERP più recenti e basati su cloud (ad esempio, Netsuite) probabilmente sperimenteranno alcuni cambiamenti nei loro processi e routine. I processi attuali potrebbero dover essere adattati a un'integrazione ecommerce e flussi di lavoro specifici. Una comunicazione chiara durante tutto il progetto di integrazione mantiene le aspettative allineate e aiuta ogni team a prepararsi per ciò che verrà.

Fornire informazioni poco chiare e tempestive al personale di magazzino e logistica potrebbe portare a confusione quando gli ordini iniziano ad arrivare a un sistema ERP da una piattaforma ecommerce, soprattutto se il team non è stato incluso nelle discussioni sull'integrazione e sull'evasione. Il servizio clienti potrebbe soffrire dopo l'integrazione se le aspettative e i nuovi processi non sono allineati in tutta l'organizzazione.

Praticare una buona gestione dei dati

Una gestione dei dati solida è la spina dorsale dell'integrazione ERP. Avere dati puliti e affidabili che forniscono forti intuizioni sui tuoi processi aziendali influenza direttamente le prestazioni e l'accuratezza dei report. Dovrai regolarmente:

• Pulire i dati e normalizzare i formati
• Validare i dati per garantire l'accuratezza
• Esaminare chi ha accesso ai dati e perché
• Eliminare dati errati o duplicati

Una buona gestione dei dati ridurrà i ritardi durante il processo di integrazione e renderà la transizione più fluida.

In che modo Shopify può aiutarti con l'integrazione ERP

È chiaro che l'integrazione ERP è la base di un'azienda ecommerce di successo.

Con il Programma ERP Globale di Shopify, puoi collegare il tuo ERP al tuo negozio tramite un partner di pianificazione delle risorse d'impresa attraverso l'App Store di Shopify.

Collaboriamo con Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica e Brightpearl per semplificare l'integrazione ERP.

Una volta che il tuo negozio e l'ERP sono collegati, puoi:

• Accedere a dati accurati su inventario, prodotti, ordini e clienti in tempo reale.
• Implementare automazioni per rendere le operazioni più efficienti.
• Evitare implementazioni personalizzate dispendiose e che richiedono tempo.
• Collegare i tuoi dati in modo fluido e sicuro tra il tuo pannello di controllo Shopify e il tuo ERP.